En este blog hemos publicado varios artículos con datos sobre la evolución del teletrabajo (1, 2, 3) que muestran con bastante claridad que es y seguirá siendo una modalidad de trabajo relevante y presente en muchas organizaciones. Por lo tanto, es importante estructurar su gestión, estableciendo criterios y prácticas organizativas sistemáticas.
Dado que su despliegue masivo es relativamente reciente, no ha habido demasiado tiempo para aplicar ciclos de mejora, por lo que no es sencillo conocer buenas prácticas de gestión del teletrabajo. Pero ya podemos encontrar algún ejemplo que nos puede ser útil como referencia para nuestros nuevos enfoques en este sentido.
Uno de ellos es el artículo publicado hace unas semanas en la revista California Management Review, que recopiló algunas recomendaciones para la gestión de un modelo híbrido de trabajo (presencial + remoto) tras analizar investigación específica sobre ese tema.
A continuación resumimos dichas recomendaciones, divididas en varios apartados:
Atributos que presentan la mayoría de los modelos híbridos:
- Ubicaciones flexibles: Combinación de trabajo remoto desde casa e interacción presencial en oficinas o espacios comunes.
- Estructuras variables: La proporción entre trabajo remoto y presencial oscila entre el 20% y el 80 %, dependiendo de las funciones.
- Reuniones sincrónicas: Uso eficaz de tecnologías para garantizar una interacción virtual fluida en reuniones online.
- Colaboración asincrónica: Implantación de herramientas que permitan la coordinación cuando las personas trabajen de forma asincrónica.
- Metas orientadas a resultados: Cambio del presentismo por una gestión del desempeño orientada a resultados.
- Cultura basada en la confianza: Jerarquías aplanadas que permitan a los equipos autogestionarse.
- Retroalimentación continua: Abrir canales de comunicación que mitiguen la lejanía.
Diseñar políticas híbridas bien respaldadas por la tecnología ayuda a aprovechar los beneficios de la flexibilidad, pudiendo facilitar mayor productividad, bienestar e inclusión, y al mismo tiempo minimizar posibles desventajas.
Gestión eficaz de equipos.
Los equipos requieren una cuidadosa coordinación y estructuración para superar las barreras de comunicación que plantea la distancia. Las mejores prácticas respaldadas por la evidencia incluyen los siguientes aspectos:
- Definir roles claros: Describir las tareas específicas de cada persona para evitar superposiciones y aclarar las responsabilidades.
- Establecer directrices de forma proactiva: Establecer normas que cubran horarios, expectativas de respuesta y prácticas de coordinación asincrónica para establecer una estructura y reducir la ambigüedad.
- Aprovechar las herramientas de gestión de proyectos: Integre plataformas colaborativas para la planificación de tareas, el seguimiento de delegaciones y las revisiones para mantener la transparencia.
- Programar reuniones de sincronización con frecuencia: Reservar intervalos de tiempo regulares para actualizaciones a través de videoconferencias. Compartir no solo los resultados, sino también las actualizaciones de los procesos, manteniendo la conexión.
- Practicar la empatía y la escucha activa: Tener en cuenta que las configuraciones remotas pueden amplificar los malentendidos. Esforzarse por comprender las perspectivas de los demás antes de formarse opiniones.
- Abordar los problemas de manera transparente: Resolver los conflictos de manera constructiva, comunicándose y aportando apoyo. Aflorar las preocupaciones con agilidad en lugar de dejar que las frustraciones empeoren.
Construir sentido de pertenencia.
La pertenencia organizacional se refiere al sentido de participación y a la alineación de las personas con compañeros y con la misión de la empresa. El trabajo híbrido altera las vías tradicionales de vinculación y requiere estrategias como las siguientes:
- Fomentar conexiones continuas: Organizar reuniones comunes periódicas que destaquen el propósito y los logros. Destacar el trabajo excepcional y fomentar que se destaquen los esfuerzos de compañeros.
- Cultivar puntos en común: aprovechar las interacciones presenciales periódicas, los grupos con intereses comunes y las comunidades on-line centradas en aficiones compartidas, como el voluntariado, el arte o el deporte, más allá del trabajo.
- Facilitar interacciones fortuitas: Durante los intervalos presenciales crear espacios fuera de las salas de reuniones, para ponerse al día tomando un café o para colaborar y debatir.
- Practicar la gratitud y el reconocimiento mutuo: Reconocer públicamente las contribuciones mediante agradecimientos personalizados y recompensas virtuales que aumenten la visibilidad y la motivación.
- Incorporación de nuevas personas de manera proactiva: Desarrollar programas de acompañamiento-mentoring personalizados que unan a nuevas incorporaciones con personas voluntarias con experiencia, que ofrezcan apoyo socioemocional y orientación, especialmente durante los períodos de trabajo remoto iniciales.
Optimizando tecnologías
Las herramientas adecuadas y una implementación cuidadosa son requisitos previos para el éxito de un modelo híbrido. Algunas estrategias tecnológicas probadas incluyen los siguientes enfoques:
- Adoptar una plataforma de comunicación unificada: Integrar mensajería, video, administración de tareas, comunidad on-line y funciones para compartir archivos a través de soluciones integrales.
- Invertir en equipos de video de alta calidad: Proporcionar puestos de trabajo ergonómicos compatibles con interacciones on-line para facilitar intercambios virtuales productivos evitando la fatiga.
- Analizar el espacio de trabajo: Aprovechar las herramientas que brindan visibilidad de los patrones de uso del espacio para redimensionar las oficinas y equilibrar de manera óptima los costos de ocupación con las necesidades de colaboración.
- Implementar ciberseguridad: Actualizar continuamente las políticas y concienciar sobre las crecientes amenazas on-line a través de autenticaciones múltiples, redes privadas virtuales y administradores de contraseñas.
- Personalizar los espacios de trabajo digitales: Brindar a las personas vías para la autoexpresión (como por ejemplo, fondos personalizados o entornos “customizados”) y, al mismo tiempo, equilibrar las necesidades de privacidad y coherencia de la marca.
- Proporcionar compensaciones para la conexión remota: Reembolsar gastos relacionados con la conectividad segura a Internet, hardware tecnológico y mobiliario de oficina.
Y los autores finalizan el documento con las siguientes conclusiones, a modo de resumen:
“La transición a modelos de trabajo híbridos optimizados exige políticas proactivas que tengan en cuenta la evidencia científica y la retroalimentación continua. Fomentar la cohesión, el sentido de comunidad y aportar directrices claras es fundamental para que los equipos remotos destaquen de forma creativa pero pragmática a largo plazo. Se debe fomentar el aprendizaje continuo en base a experimentos, en lugar de un estricto cumplimiento basado en formatos y plantillas. Con un diseño sensato, un modelo híbrido puede maximizar los beneficios sociales, económicos y ambientales si las organizaciones comprometen recursos para aprovechar el talento sin las limitaciones que suponen los cubículos o las franjas horarias. (…). Los acuerdos flexibles bien implementados tienen potencial para una competitividad organizacional sostenible en la era digital.”
