5S EN ENTORNOS FÍSICOS
Las 5 fases son:
| ÍNDICE: |
| 1. Separar innecesarios (Seiri). 2. Situar necesarios (Seiton). 3. Suprimir suciedad (Seiso). 4. Señalizar anomalías (Seiketsu). 5. Seguir mejorando (Shitsuke). |
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Incluye realizar el recorrido en el área establecida, tomando la información necesaria, “clasifi cando” o “defi niendo” los materiales y
1ªS: SEIRI - SEPARAR INNECESARIOS
1) PREPARACIÓN
El Equipo de Implantación se reunirá para preparar la 1ªS. La reunión durará entre 1/2h y 1h. Se planificará qué días se dedicarán a esta S y la persona Facilitadora explicará al Equipo en qué consiste la 1ªS, cómo abordarla, qué dificultades encontrarán y cómo resolverlas, con la siguiente información:
Un lugar de trabajo está Organizado si dispone sólo de todos los elementos necesarios para realizar su actividad.
La 1ªS Separar Innecesarios, nos ayudará a:
ü Identificar y eliminar de la zonal piloto los elementos que son innecesarios porque:
o No se utilizan en esta zona o se utilizan con muy poca frecuencia.
o Se utilizan pero hay en exceso (sobran).
o Están obsoletos o carecen de valor práctico.
ü Equipar la zona con elementos necesarios de los que no se dispone.
ü Definir acuerdos para mantener la Organización indicando qué hace falta y en qué cantidad.
Los elementos innecesarios que tengan valor para la empresa se reubicarán en una zona que resulte más adecuada. Los que no valgan o no sean necesarios se venderán, se regalarán o se tirarán.
· Para aplicar la 1ªS debemos conocer todo lo que tenemos en nuestro entorno de trabajo y la función de cada elemento. Para ello preguntaremos a las personas que mejor los conozcan y les pediremos que nos den suficientes explicaciones para decidir si son necesarios o no.
o Las máquinas con sus herramientas y utillajes particulares (herramientas de corte, troqueles, moldes, plantillas, útiles de amarre, repuestos, etc.).
o Las herramientas convencionales (de mano, eléctricas, neumáticas).
o Equipos informáticos y periféricos: ordenadores, impresoras, etc.
o Equipos de oficina (taladros, grapadoras, destructoras de papel, etc.).
o Los elementos que transformamos aportándoles valor en sus diferentes estados:
§ Materia prima
§ Componentes
§ Producto en curso (semielaborado)
§ Producto terminado
§ Producto no conforme
o Los sistemas de embalaje, almacenamiento y transporte (cajas, bolsas, cestones, contenedores, palets, carretillas, traspaletas, cintas transportadoras, elevadores, grúas, polipastos, etc.).
o Los instrumentos de medición y control.
o La documentación (libros de consulta, procedimientos, instrucciones, órdenes de trabajo, partes, hojas de control, etc.).
o Mobiliario: sillas, banquetas, escaleras, mesas, etc.
o Útiles de limpieza, de los que hablaremos en la 3ªS.
· Debemos tener curiosidad por conocer y saber para qué sirven esas cosas que están en nuestro entorno de trabajo pero que muchas veces nos pasan desapercibidas. Por ejemplo:
o Equipos eléctricos y electrónicos (cuadros eléctricos, wifi, modem, repetidores, etc.).
o Sistemas de seguridad (detectores de humos, sistemas antiincendios, detectores de presencia).
o Conductos y tuberías (aire, electricidad, gas, agua, salida de humos, etc.).
o Elementos estructurales (arquetas, bajantes, cerchas, etc.).
o Equipos auxiliares (compresores, aire acondicionado, ventiladores, sistemas de aspiración, sistemas de bombeo, depósitos, calderines, grupos electrógenos, etc.).
Debemos ser conscientes de las dificultades que encontraremos a la hora de identificar elementos innecesarios, la mayoría debidas a costumbres adquiridas poco orientadas a la eficiencia y que debemos transformar.
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Dificultades |
Cómo las contrarrestamos |
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“Vamos a guardar por si acaso”. |
• Basarnos en la evidencia/experiencia. • Actuar con decisión. • ¿Qué haríamos si no lo tuviéramos? • Designar una zona (Jaula) para guardar temporalmente elementos dudosos, con posible uso. |
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Resistencia a compartir herramientas porque “van a desaparecer”. |
• Dejar todo a la vista para favorecer el control visual. • Acostumbrarnos a pedir permiso y a devolver. • Controlar continuamente los elementos compartidos. • Buscar lo que falte hasta encontrarlo. |
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Falta de estandarización. |
• Consensuar criterios para estandarizar materiales y herramientas (consultar con Compras, Oficina Técnica, etc.). |
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Guardar cosas por su supuesto valor o porque costó mucho dinero cuando se compró. |
• Comprobar su valor práctico actual: - ¿Realmente nos sirve para algo? - ¿Realmente lo podemos utilizar? - ¿Qué pasaría si no lo tuviéramos? |
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Comprar cosas de más para tener “por si acaso”. Necesito 1 pero compro 3 por si acaso… |
• Comprar lo que sea estrictamente necesario y en la cantidad necesaria. • Si por causa justificada se comprara de más y sobrara, guardar lo que sobre en un lugar adecuado, común y conocido por todos. Si no, corremos el riesgo de volver a comprar lo que ya tenemos. |
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Costumbre de tener todo en papel. |
• Digitalizar. Reducir el consumo de papel. |
JAULA
ü Antes de realizar el Safari de la 1ªS construiremos la Jaula.
ü La Jaula es un recinto en el que guardaremos TEMPORALMENTE las cosas sobre las que no nos pongamos de acuerdo sobre si son o no necesarias, a las que llamaremos Fieras.
ü La Jaula puede ser un armario, un cuarto o simplemente un área balizada. Estará fuera de la zona piloto, donde no moleste, señalizada e identificada. Dentro dejaremos los objetos dudosos encontrados en la zona piloto debidamente identificados e inventariados.
ü Nombraremos un Responsable y estableceremos un periodo de revisión de los elementos de la Jaula y un plazo de tiempo máximo hasta su desaparición (por ejemplo, 6 meses).
ü Si alguien de la zona piloto necesita un elemento de la jaula, se lo comunicará al Responsable, se analizará dónde es necesario y se actuará en consecuencia.
ü Pasado el tiempo establecido, los elementos que queden en la Jaula se considerarán definitivamente innecesarios en la zona piloto y se reubicarán, se venderán o se tirarán.
2) SAFARI
Tras la Preparación, el Equipo de Implantación de las 5S efectuará el SAFARI de la 1ªS. En función de la complejidad del área, esta etapa puede llevar entre 1h y 3h por persona.
· Haremos una inspección a fondo de todo lo que tenemos en la zona piloto. Debemos:
o Abrir e inspeccionar todos los cajones, armarios, cajas, carros, etc.
o Inspeccionar todos los rincones, mirando por encima, por debajo y por detrás de todos los armarios, baldas, máquinas, etc.
o Abrir e inspeccionar las carpetas y archivadores. Qué documentación contienen.
o Respetar los objetos estrictamente personales y privados en caso de que haya taquillas o cajones de uso personal. ¡Pero ojo! lo que sea propiedad de la empresa debe salir a la luz y someterse al análisis de las 5S. Por ejemplo, son privados los objetos de higiene personal, medicamentos, gafas, etc. Son objetos de la empresa las herramientas, los documentos, los libros técnicos, etc.
· En la 1ªS trabajaremos sobre los contenidos y en la 2ªS sobre los contenedores (los armarios, cajones o baldas). En otras palabras, en la 1ªS no nos preguntaremos sobre si este armario es necesario o no. Nos preguntaremos si lo que hay en ese armario es necesario o no.
Sobre cada cosa que encontremos nos preguntaremos: ¿Qué es? ¿Para qué sirve? ¿Es necesario tenerla en la zona piloto? La respuesta será afirmativa si:
· Sirve claramente para realizar las actividades propias de la zona piloto.
· Se utiliza de manera continua, al menos una vez cada 15 días.
· Está en vigor y actualizada. No está obsoleta.
· Se dispone de la cantidad estrictamente necesaria. No sobra.
· Está en buenas condiciones de uso. No está rota.
· Su presencia obedece a requisitos legales, normativos u otros requisitos.
· Si tenemos alguna cosa repetida nos preguntaremos ¿cuántas necesitamos tener?
Ø Todo debe cumplir la normativa y la legislación pertinente: de seguridad, ambiental, de confidencialidad, de igualdad, etc. Es decir, si por ejemplo son necesarios cáncamos para realizar el movimiento de cargas, estos cáncamos deben cumplir las normas de seguridad. Si encontramos cáncamos que no las cumplen, deben ser sustituidos ¡¡¡INMEDIATAMENTE!!!
PLANTILLAS
Durante el safari de la 1ªS cumplimentaremos 3 plantillas, para acordarnos de lo que hemos encontrado y poder actuar en consecuencia:
PLANTILLA DE ELEMENTOS NECESARIOS
ü Anotaremos el nombre de cada cosa necesaria. Será nuestro Inventario o Lista de elementos necesarios. Esta plantilla la utilizaremos después, en la 2ªS.
ü Sobre los elementos consumibles y las cosas que estén repetidas, anotaremos la cantidad de la que disponemos.
ü A efectos prácticos, es bueno hacer la lista agrupando las cosas por familias:
o Máquinas
o Herramientas convencionales
o Herramientas de corte
o Utillaje
o Etc.
PLANTILLA DE ELEMENTOS INNECESARIOS
ü Anotaremos y fotografiaremos los elementos innecesarios para acordarnos de cuáles son y decidir posteriormente qué hacer con ellos.
ü No hace falta hacer un listado exhaustivo de todo lo que encontremos innecesario.
o NO hace falta anotar todos los materiales de desecho o cosas que encontremos que simplemente estaban olvidadas o escondidas, son basura y que no merecen mayor análisis.
o Sí interesa anotar otro tipo de elementos innecesarios sobre los que tendremos que reflexionar y actuar en la fase de ANÁLISIS Y MEJORA.
PLANTILLA DE FIERAS
ü Será el inventario de la Jaula. Anotaremos el nombre y la cantidad de las cosas que dejemos en ella.
ü Anotaremos la fecha del Inicio de la Cuenta Atrás para la eliminación de la Jaula.
FOTOS Y VIDEOS
· Al principio del Safari se grabará un vídeo de entre 1 y 3 minutos de duración, que refleje claramente la situación previa a la realización de la S. Este vídeo tiene valor como testimonio gráfico. Debe servir para poner de manifiesto las mejoras logradas tras la 1ªS.
· Asimismo, se tomarán fotos de los elementos innecesarios que encontremos. Estas fotos nos ayudarán a acordarnos de las mejoras que tenemos que implantar. Las incrustaremos en la plantilla de Innecesarios y en el Plan de Acción.
Al terminar el Safari de la 1ªS:
· Sabremos qué cosas tenemos en la zona piloto, cuántas y para qué sirven.
· Tendremos una lista de elementos necesarios, otra de innecesarios y otra de fieras.
· Tendremos una colección de fotos de elementos innecesarios.
· Tendremos un vídeo que refleja la situación actual.
· Nos habremos deshecho de cosas que estaban claramente olvidadas y no tenían valor.
3) ANÁLISIS Y MEJORAS
A continuación el Equipo tendrá una reunión de entre 1h y 2h para realizar las siguientes tareas:
· Siguiendo la lista de Innecesarios y viendo las fotos, revisará uno por uno todos los elementos innecesarios que han aparecido y decidirá qué hacer con ellos:
o Si tienen valor en la empresa, se buscará una ubicación más apropiada, fuera de la zona piloto.
o Si no tienen valor para la empresa, se intentará vender o regalar o se eliminarán, cumpliendo siempre las normas que correspondan (ambientales, de confidencialidad, de seguridad, etc.).
· Analizará las causas por las que han aparecido los elementos innecesarios: puede ser por falta de procedimientos o por falta de rigor al aplicarlos, por desconocimiento, por falta de seguimiento o actualización, por no existir hasta el momento una zona en la empresa destinada a esos objetos, por estar pendientes de decisiones de otras personas (clientes, otras áreas de la empresa, etc.).
· Se acordará la frecuencia de revisión de la Jaula.
· Y sobre los elementos Necesarios se analizará:
o Cuántas unidades hacen falta de los elementos no consumibles (herramientas, útiles, etc.).
o La cantidad máxima y mínima de cada elemento consumible. Se deben aplicar criterios prácticos optimizando la relación frecuencia/coste de compra, reposición y almacenamiento de los artículos.
PLAN DE ACCIONES
Del análisis anterior surgirán ACCIONES de diverso tipo:
· Correcciones: reubicar, vender, regalar o tirar.
· Acciones correctivas y preventivas: las que actúan sobre las causas que han originado la presencia de elementos innecesarios y evitarán que vuelvan a aparecer.
Estas acciones se trasladarán a la plantilla Plan de Acciones, indicando:
· La persona del Equipo responsable de su ejecución.
· El tiempo estimado para realizarla.
· Si necesita recursos adicionales.
· La fecha para la que debe estar terminada la acción.
Una vez elaborado el Plan de Acciones, dejaremos un tiempo prudencial para que cada persona lleve a cabo las acciones que tiene asignadas. Se hará una planificación detallada para definir en qué momentos se llevarán a cabo dichas acciones, con criterios realistas. Es importante cumplir los plazos que se establezcan.
La ejecución de las acciones llevará entre 2h y 4h de cada persona.
Al terminar de llevar a cabo las acciones se grabará un nuevo vídeo de entre 1 y 3 minutos de duración y se tomarán fotos de la nueva situación.
RESULTADOS
Una vez ejecutadas las acciones derivadas del Análisis y Mejoras, en la zona piloto sólo quedarán los elementos estrictamente necesarios y en la cantidad óptima.
Se habrá ganado espacio al haber retirado elementos innecesarios.
Se podrán medir indicadores que nos ayuden a cuantificar la mejora. Por ejemplo: espacio liberado, peso o volumen de los objetos innecesarios, nº de tipos de objetos innecesarios.
4) NORMALIZACIÓN
Para finalizar esta S, el Equipo se reúne de nuevo y durante 1h aproximadamente repasa lo que se ha hecho en la 1ªS, estudia lo que se ha aprendido y establece acuerdos que fijen comportamientos y hábitos que deben cumplir todas las personas del área para que no vuelvan a aparecer elementos innecesarios.
Por ejemplo:
· En la oficina sólo se guardarán en papel las ofertas que estén pendientes de respuesta de los últimos 6 meses. Cumplido ese plazo el Responsable Comercial las destruirá y sólo se guardarán en formato electrónico.
· La documentación en papel de los cursos de formación a los que se haya asistido estarán todas centralizadas en la biblioteca. No podrán guardarse en cajones personales ya que se trata de documentación de la empresa que debe estar disponible para toda persona que quiera consultarla.
· Los elementos utilizados para pruebas se guardarán en la célula de mecanizado mientras duren los ensayos. Este tiempo no deberá superar los 30 días salvo casos excepcionales debidamente justificados. Una vez terminadas las pruebas estos elementos serán retirados de la célula por la persona Responsable del Proyecto.
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Fase |
h/ persona |
|
Preparación |
0, - 1 |
|
Safari |
1 - 3 |
|
Análisis y Mejoras Reunión Ejecución de acciones |
1 - 2 2 - 4 |
|
Normalización |
1 |
|
TOTAL |
5,5 - 11 |
2ªS: SEITON – SITUAR NECESARIOS
1) PREPARACIÓN
El Equipo de Implantación se reunirá para preparar la 2ªS. La reunión durará entre 1/2h y 1h. El Facilitador/a explicará al Equipo en qué consiste la 2ªS, cómo abordarla, qué dificultades encontrarán y cómo resolverlas. Se planificará qué días se dedicarán a esta S.
Un lugar de trabajo está Ordenado si todas las cosas tienen un lugar claramente asignado, adecuado para las actividades que se realizan y dicho orden se respeta.
La 2ªS Separar Innecesarios, nos ayudará a:
ü Ubicar cada elemento necesario en el lugar más adecuado de la zona de trabajo en función de:
o Su frecuencia de uso
o Las personas que los utilizan
o La manera de utilizarlo
ü Definir e instalar los contenedores que sean adecuados a lo que contienen, para que sea fácil encontrar las cosas que necesitamos y devolverlas a su sitio: paneles de herramientas, cajones, baldas, etc.
ü Identificarlo todo para que el orden resulte evidente para cualquier persona, aunque no trabaje en la zona piloto.
· Para aplicar la 2ªS debemos conocer quién, cómo y cuándo se utiliza cada elemento que hemos considerado necesario en la 1ªS. Debemos conocer claramente los procesos que se siguen en la zona piloto:
o Qué operaciones se hacen todos los días: montaje, mecanizado, embalaje, etc. Inspección, medición, control.
o Qué operaciones se hacen con menos frecuencia: cambio de referencia, cambio de troquel, puesta a punto de la línea.
o Qué se hace ocasionalmente: Ajustes de máquinas,
· Debemos tener en cuenta las condiciones de los elementos que van a condicionar el orden. Se deben cumplir siempre los requisitos legales, reglamentarios y otros requisitos:
o Objetos de uso cotidiano: acceso fácil y seguro
o Objetos pesados: Usar medios adecuados para moverlos: carros, polipastos, etc.
o Objetos confidenciales, privados: acceso restringido
o Objetos delicados, de precisión: deben estar protegidos
o Materia prima, producto en curso y terminado: siempre identificado y protegido contra golpes, desperfectos, evitar que se mezclen
o Producto no conforme: Siempre identificado y aislado del resto de productos, impidiendo que se mezclen
o Documentos de entrada, en tránsito o de salida, separados para que no se confundan
o Elementos de seguridad: extintores, bies, salidas de emergencia, etc siempre accesibles y con el paso libre
o Productos peligrosos, residuos, objetos perecederos
· El orden nos debe permitir realizar un inventario rápido de lo que hay en la zona incluidos los elementos consumibles, ayudándonos a detectar faltas de material o necesidades de reposición antes de que se produzca una rotura de stock.
· Para ordenar la zona piloto seguiremos tres pasos:
o Definir dónde se debe ubicar cada cosa: Definir la distribución o layout de la zona
o Definir qué contenedores se utilizarán
o Identificación: general, específica, horizontal y vertical.
Debemos ser conscientes de las dificultades que encontraremos a la hora de establecer el orden, la mayoría debidas a costumbres adquiridas poco orientadas a la eficiencia y que debemos transformar.
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Dificultades |
Cómo las contrarrestamos |
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Pensar que el orden actual es el mejor posible porque “Siempre ha estado ahí” |
• Plantear soluciones alternativas y probarlas. • Usar para ello gráfico de lay-out, gráfico de spaghetti, etc. |
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Pensar que no hace falta identificar porque “yo ya sé dónde está todo” |
• El orden debe ser evidente para cualquier persona • Dejar todo a la vista. Eliminar rincones y huecos • Aplicar identificación general (macro) y específica (micro), vertical y horizontal |
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Pensar que establecer un orden estricto no sirve para nada porque después siempre surgen cosas imprevistas que te obligan a cambiarlo |
• Conocer con antelación los trabajos que se espera realizar (consultar con Comercial, Planificación, etc.) • Disponer el orden con cierta holgura y capacidad de adaptación. Mobiliario con ruedas • Utilizar sistemas de identificación adaptables o intercambiables (imanes, tarjetas, balizas, cinta, etc.) |
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Utilizar los armarios, las baldas, las gavetas que ya tenemos, aunque no sean adecuadas |
• Comprar elementos de orden adecuados (comerciales) o diseñar elementos propios (por ejemplo con mecanotubo) • Adaptar el contenedor al contenido: No usar armarios, estanterías, cajones,… por el hecho de tenerlos • Estandarizar los contenedores |
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Comprar armarios, baldas, etc. Antes de definir el orden |
• Primero hay que definir dónde queremos ubicar las cosas • Después definiremos los contenedores • |
2) SAFARI
Tras la Preparación, el Equipo de Implantación de las 5S efectuará el SAFARI de la 2ªS. En función de la complejidad del área, esta etapa puede llevar entre 1h y 3h por persona.
· Lo primero que haremos será dibujar la distribución actual de las cosas utilizando un gráfico de lay-out. Por ejemplo:
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· Observaremos cómo se desarrollan las actividades en la zona, los movimientos que se realizan, los transportes internos, los lugares de almacenamiento, etc. Puede ser útil dibujar un gráfico de spagetti, que representa los recorridos que hacen las personas y los materiales.
· Debemos calcular cuánto ocuparán los elementos necesarios que debemos ubicar, asegurando que todo debe estar fácilmente accesible.
· Debemos poner especial cuidado en calcular el volumen que ocuparán los elementos de cantidad variable (componentes, consumibles, etc.) para dimensionar los espacios adecuadamente.
· Debemos conocer los requisitos sobre consumo de materiales (FIFO, LIFO, etc.) y posible necesidad de control de caducidades
· Debemos identificar elementos con necesidades específicas sobre sus condiciones de almacenamiento e identificación: productos peligrosos, contaminantes, confidenciales, etc.
· Estudiemos de qué contenedores disponemos: armarios, baldas, cajones, gavetas, cestones, palets, etc.
· Identifiquemos los elementos de seguridad, salidas de emergencia, tuberías, arquetas, ventanas, etc. que debemos dejar libres.
PLANTILLAS
Durante el safari de la 2ªS debemos tener a mano la plantilla de Elementos Necesarios que cumplimentamos en la 1ªS puesto que recoge las cosas que debemos ubicar
Al terminar el Safari de la 2ªS debemos tener información clara sobre:
· las actividades, los movimientos, los transportes y los almacenamientos que se realizan
· las personas que utilizan los elementos necesarios, y con qué frecuencia
· los requisitos que debemos cumplir y las limitaciones que tenemos (estructurales, maquinaria pesada, etc.)
3) ANÁLISIS Y MEJORAS
A continuación, con la información recogida durante el Safari, el Equipo tendrá una reunión de entre 1h y 2h para realizar las siguientes tareas:
· Estudiar el lay-out actual y el gráfico de spagetti y plantear alternativas a la situación actual.
· Se trata de mejorar el orden Macro
o Se analizará la posición de los elementos grandes (máquinas), las áreas especiales (banco de montaje, puesto de control, área de volteo de troqueles, etc.) y las familias de elementos que se guardarán juntos
o Se estudiarán los pasillos para que se pueda acceder a todas las zonas del área y maniobrar correctamente (traspaletas, carretillas, polipastos, grúas, etc.)
o Se identificarán áreas en las que no se debe dejar nada por motivos de seguridad o por otros motivos.
o Se canalizarán los cables y se colocarán tomas de corriente donde sean necesarias
Por ejemplo:
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ü En la imagen de la derecha se observa un cambio en el orden Macro: posición de la mesa de trabajo, de los útiles compartidos, una agrupación de utillaje y patrones, la zona de piezas pendientes de medir y piezas medidas, etc.
ü Se identifican zonas a marcar en el suelo: área de movimiento del brazo donde no se debe dejar nada, acceso libre al extintor, situación de las piezas, etc.
ü Se identifican soluciones para mejorar el orden: colgar la CPU bajo la mesa, utilizar un joy-stick inalámbrico, etc.
· A continuación se actúa sobre el orden Micro. Ubicación de los elementos pequeños dentro de la zona asignada. Se planteará qué contenedores utilizar, adaptándolos al contenido y facilitando el acceso al mismo.
o Colocar las herramientas en paneles de pared, cajones con compartimientos, etc.
o Elementos consumibles en gavetas, cestones, etc. en función de su forma, peso, cantidad, etc.
o Elementos peligrosos debidamente protegidos
o Elementos delicados evitando que se golpeen o se dañen
o Evitar dejar nada directamente sobre el suelo. Usar palets o plataformas
o Utilizar elementos con ruedas para mover cosas pesadas
o Colocar portamangueras o portacables para que no queden en el suelo.
o Aplicar criterios de ergonomía
o Se pueden utilizar contenedores comerciales y/o elaborar contenedores a medida
o Al establecer el orden pensemos en que sea fácil de mantener limpio (3ªS)
o Y pensemos en el Control Visual (4ªS) eliminando las puertas de los armarios o poniéndolas transparentes. Utilizando contenedores que permitan ver el contenido
ATENCIÓN:
• Al plantear el orden se debe respetar la función de cada cosa:
o Las mesas no son baldas. Deben quedar vacías al terminar la jornada, salvo por elementos excepcionales (ordenadores, bandeja de documentos de entrada/salida)
o Las sillas no son percheros
o Las repisas y los aparatos de aire acondicionado no son estanterías
• No se deben cargar con peso las protecciones de las máquinas, las columnas, las vigas, etc.
• Asegurar que no se mezclarán los productos, especialmente los productos no conformes con los productos conformes. De esta manera evitaremos que lleguen al Cliente.
Es posible que no acertemos con el Orden más adecuado a la primera. Es normal. Por ello es recomendable ir probando los cambios durante unos días hasta llegar a la mejor situación que se nos ocurra.
IDENTIFICACIÓN
Ahora que el Equipo ha definido cómo quiere que quede la distribución de los elementos necesarios, tanto a nivel Macro como Micro, deberá definir cómo va a identificarlo.
· Identificación Macro: La que señala zonas o conjuntos de elementos similares. Puede ser:
o Vertical, es decir, colocada sobre planos verticales: paredes, puertas, baldas ,etc. Se pueden utilizar diferentes soportes: papel, cartón pluma, metacrilato, etc.
o Horizontal, es decir, sobre planos horizontales: suelos, interior de cajones, mesas, etc. Se puede utilizar pintura, carteles adhesivos, cinta adhesiva, etc.
· Identificación Micro: La que señala cada elemento y su posición concreta.
o Conviene diseñar plantillas en algún programa de ofimática que permita estandarizar la identificación, modificarla fácilmente cuando cambie algo o renovarla cuando se estropee.
o Se pueden utilizar soportes adhesivos, imantados, remachados, etc.
o Conviene que estén plastificados o dentro de fundas para alargar su duración.
o Se pueden utilizar textos y/o imágenes de lo que se quiere señalar (Control Visual)
PLAN DE ACCIONES
De todo lo que hemos señalado anteriormente surgirán ACCIONES de diverso tipo:
· Necesidad de mover objetos
· Necesidad de diseñar, comprar, adecuar e instalar contenedores
· Necesidad de identificar
Estas acciones se trasladarán a la plantilla Plan de Acciones, indicando:
· la persona del Equipo responsable de su ejecución
· el tiempo estimado para realizarla
· si necesita recursos adicionales
· la fecha para la que debe estar terminada la acción
Una vez elaborado el Plan de Acciones, dejaremos un tiempo prudencial para que cada persona lleve a cabo las acciones que tiene asignadas. Se hará una planificación detallada para definir en qué momentos se llevarán a cabo dichas acciones, con criterios realistas. Es importante cumplir los plazos que se establezcan.
La ejecución de las acciones llevará entre 2h y 4h de cada persona.
Al terminar de llevar a cabo las acciones se grabará un nuevo vídeo de entre 1 y 3 minutos de duración y se tomarán fotos de la nueva situación.
RESULTADOS
Una vez ejecutadas las acciones derivadas del Análisis y Mejoras, en la zona piloto todo estará correctamente ubicado e identificado.
Se podrán medir indicadores que nos ayuden a cuantificar la mejora. Por ejemplo: reducción de movimientos, tiempo en cambio de referencia, reducción de tiempos de búsquedas.
4) NORMALIZACIÓN
Para finalizar esta S, el Equipo se reúne de nuevo y durante 1h aproximadamente repasa lo que se ha hecho en la 2ªS, estudia lo que se ha aprendido y establece acuerdos que fijen comportamientos y hábitos que deben cumplir todas las personas del área para que se mantenga el orden.
Por ejemplo:
· Al terminar la jornada se recogerá la mesa por completo dejando todo en su sitio. Si se detecta que falta algo, se comunicará inmediatamente al Responsable para que se localice o se sustituya.
· Las mangueras y cables se recogerán inmediatamente después de terminar su uso y siempre al terminar la jornada de trabajo.
· Quien abra una nueva carpeta o archivador la identificará utilizando las plantillas de etiquetas disponibles en el servidor.
· Las traspaletas deben dejarse estacionadas en los lugares designados cuando no se están utilizando
|
Fase |
h/ persona |
|
Preparación |
0,5h ÷ 1h |
|
Safari |
1h ÷ 3h |
|
Análisis y Mejoras Reunión Ejecución de acciones |
1h ÷ 2h 2h ÷ 4h |
|
Normalización |
1h |
|
TOTAL |
5,5h ÷ 11h |
3ªS: SEISO – SUPRIMIR SUCIEDAD
1) PREPARACIÓN
El Equipo de Implantación se reunirá para preparar la 3ªS. La reunión durará entre 1/2h y 1h. El Facilitador/a explicará al Equipo en qué consiste la 3ªS, cómo abordarla, qué dificultades encontrarán y cómo resolverlas. Se planificará qué días se dedicarán a esta S.
Un lugar de trabajo está Limpio si todos los elementos se encuentran en perfecto estado de funcionamiento y se aplican procedimientos para su mantenimiento y conservación.
La 3ªS Suprimir Suciedad, nos ayudará a:
ü Conocer mejor el funcionamiento de las máquinas, equipos, instalaciones que se encuentran en el entorno de trabajo.
ü Averiguar dónde se genera la suciedad, cómo se comporta y cómo afecta a las actividades, a los medios y a las personas de la zona.
ü Identificar elementos que se encuentran dañados y perjudican el rendimiento de los procesos, provocando productos defectuosos, paradas, accidentes, etc.
Con la 3ªS reforzaremos la seguridad, la fiabilidad y la comodidad del entorno de trabajo en su conjunto eliminando o minimizando todo aquello que puede perjudicarlo, creando un espacio de trabajo más agradable y productivo.
· Para aplicar la 3ªS debemos identificar 4 tipos de casos
o Fuentes de suciedad: Máquinas, equipos o actividades que, al trabajar, generan algún tipo de residuo, emisión, vertido o impacto negativo en general. La suciedad provoca inconvenientes, problemas y molestias y entorpecer el trabajo. Algunos ejemplos de suciedad son:
§ Viruta, serrín, retales (prensa), proyecciones (soldadura), plástico, aceite, polvo
§ Ruido, vibraciones, enganchones,
§ Humos, olores
§ Sombras o zonas mal iluminadas
Además, las máquinas suelen requerir que se cambien periódicamente ciertos elementos consumibles porque se desgastan, pierden sus propiedades y se convierten en residuos: filtros, aceite usado, taladrina, cartuchos de toner, tambores de fotocopiadora, etc.
En ocasiones las fuentes de suciedad tienen su origen en los malos hábitos de trabajo de las personas, que se enfocan exclusivamente en la tarea que están realizando sin darse cuenta de los daños colaterales que producen. Por ejemplo: forzar las máquinas trabajando en condiciones inadecuadas, estropear herramientas por usarlas mal, golpear o marcar productos por una manipulación incorrecta, etc.
Es frecuente limpiar piezas o máquinas soplando con aire a presión sin ningún control. Con ello se esparce la suciedad de un lugar concreto a todas partes en general, pudiendo crear un problema al tratar de solucionar otro.
o Lugares difíciles de limpiar. La suciedad se puede acumular en lugares poco accesibles y provocar daños y averías. Por ejemplo: en el interior de motores a través de sus rejillas de ventilación, en guías, correas, rodamientos, etc.
o Materiales dañados: Elementos total o parcialmente averiados o rotos, que han perdido rendimiento y operatividad.
o Parches o apaños: Soluciones temporales, parciales e incompletas que sirvieron para salir del paso en su momento pero que son endebles y pueden generar nuevas situaciones de riesgo o de avería. Puede tratarse de soluciones ingeniosas que merecen su reconocimiento pero que deben mejorarse para ser consideradas soluciones profesionales.
· En nuestra zona de trabajo puede haber equipos o instalaciones que nosotros no utilizamos normalmente o, por lo menos, no lo hacemos de manera consciente y sin embargo son importantes para que todo funcione correctamente. Tras la 1ªS hemos decidido que son necesarios y tras la 2ªS los hemos ubicado e identificado. En la 3ªS nos interesaremos por conocer, al menos, su funcionamiento básico para definir las tareas de inspección y conservación que les debemos aplicar. Por ejemplo: red de comunicaciones, instalación de aire comprimido, extracción de humo, aire acondicionado, dispositivos electrónicos, sistemas de seguridad, etc.
· Habrá tareas de limpieza, conservación y mantenimiento que, por su complejidad, peligrosidad o dedicación deberán ser realizadas por especialistas. Y habrá otras tareas, menos complejas o que requieren menos tiempo, que podrán ser realizadas por personas a las que se les haya proporcionado una formación básica. Pensemos que la limpieza es una tarea de Equipo en la que todas las personas deben estar implicadas.
· La suciedad es viajera. Se traslada en los productos, en las cajas, en las ruedas, en los zapatos, en la ropa, en las manos, etc. Viaja por el aire y se posa sobre las cosas y, lo que es peor, sobre las personas y en sus vías respiratorias. La suciedad es más fácil de controlar cuando se produce y más difícil cuando se extiende y se asienta. Si no actuamos de inmediato, por ejemplo, ante un vertido o una fuga, la suciedad se extenderá y agarrará a los objetos parasitándolos.
· A veces la suciedad es agresiva y se convierte en un riesgo serio para la salud: proyecciones de viruta, cables eléctricos pelados, herramientas con empuñaduras en malas condiciones, etc.
· La suciedad puede ser el síntoma que anuncia que algo está funcionando mal o que no se encuentra en las debidas condiciones: Por ejemplo: rebabas que indican que los moldes ajustan mal, silbidos que indican fugas en los conductos, mal olor que indica taladrina degenerada, aceite lubricante que al tacto se nota que ha perdido propiedades, hojas de sierra gastadas que cortan mal, etc.
· La Limpieza es Inspección: mientras limpiamos, mantenemos, conservamos, sustituimos o reparamos algo debemos preguntarnos ¿Por qué se ha estropeado, parado, roto, ensuciado,…? ¿Cómo se puede evitar que suceda? ¿Cómo se pueden mantener los equipos en mejor estado dedicando menos tiempo a limpiar?
Podemos diferenciar dos tipos de limpieza:
· Limpieza funcional: Necesaria para que las máquinas, los equipos y los medios productivos funcionen correctamente.
· Limpieza estética: Hace que el lugar de trabajo sea más agradable y saludable.
Los dos tipos de limpieza son importantes y debemos actuar para mejorarlas.
· En la 3ªS es especialmente importante tener en cuenta la seguridad. La falta de limpieza es el origen de muchas situaciones peligrosas que debemos evitar.
· Es muy importante contar con los útiles y medios de limpieza adecuados: reducirán el esfuerzo y multiplicarán el rendimiento.
· Asimismo es importante diseñar una buena red de contenedores de residuos en la zona que permitan su separación selectiva en función de su naturaleza y posterior tratamiento (chatarra, plástico, cartón, aceite, etc.) conjugando el número y posición de dichos contenedores con la frecuencia de su vaciado y reposición.
Debemos ser conscientes de las dificultades que encontraremos a la hora de establecer la Limpieza, la mayoría debidas a costumbres adquiridas poco orientadas a la eficiencia y que debemos transformar.
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Dificultades |
Cómo las contrarrestamos |
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“La limpieza no es cosa mía. Lo mío es trabajar” |
• La limpieza es responsabilidad de todas las personas y mantenerla forma parte de su trabajo. • La limpieza es inspección. La obligación de todos es cuidar los medios con los que trabajamos • Se deben establecer estándares de limpieza y conservación, repartiendo las tareas |
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“Basta con limpiar lo que se ve para que el puesto parezca limpio” |
• La limpieza debe ser integral. No basta con lo que se ve • La suciedad puede ser síntoma de que algo no funciona bien. • La suciedad oculta puede ser la más perjudicial |
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“Limpiar es una tarea desagradable” |
• Se debe tratar de evitar la generación de suciedad y su propagación para reducir las tareas de limpieza • Se deben utilizar medios de limpieza adecuados • Se debe atacar la suciedad en el origen |
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“El proceso de fabricación en sí es muy sucio. Es imposible que el lugar esté limpio” |
• Las afirmaciones genéricas carecen de valor. Son excusas. • No podemos acostumbrarnos a la suciedad • Analizar cada caso y poner medidas de mejora • Invertir en sistemas de limpieza adecuados |
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“Para qué vamos a limpiar si mañana va a estar igual” |
• Es más fácil mantener limpio un lugar limpio, haciendo pequeñas cosas todos los días. • La limpieza llama a la limpieza. La suciedad llama a la suciedad. • Los pequeños cambios pueden ser poderosos. • Clean as you go. Limpia mientras caminas |
2) SAFARI
Tras la Preparación, el Equipo de Implantación de las 5S efectuará el SAFARI de la 3ªS. En función de la complejidad del área, esta etapa puede llevar entre 1h y 3h por persona.
· El Safari de la 3ªS se realiza limpiando. Es la manera más eficaz de descubrir las fuentes de suciedad, los lugares difíciles de limpiar, los materiales dañados y los parches.
Si el safari se hace por encima, sin profundizar, localizaremos algunas de estas circunstancias pero otras pasarán inadvertidas o no podremos profundizar en sus causas
· Pero la limpieza puede ser una tarea delicada y peligrosa. Debemos extremar las precauciones y tomar las medidas de seguridad adecuadas. Debemos contar con las personas especialistas que conozcan bien las máquinas para realizar una limpieza segura y eficaz que, además, nos permita conocer mejor nuestros medios productivos.
· En particular, conviene contar con la colaboración de personas de Mantenimiento, del Servicio de Limpieza, del Comité de Seguridad y Salud Laboral y del Comité de Medio Ambiente, entre otros.
· Por eso el safari se debe planificar muy bien para contar con las personas y los medios adecuados.
· Con el Safari conseguiremos una Limpieza 0 de la zona, es decir, un estado en el que todo estará en las mejores condiciones posibles. A partir de esta situación podremos analizar con precisión las fuentes reales de suciedad, la frecuencia con la que se genera la suciedad, cómo se extiende, dónde se deposita, etc.
Ø Por supuesto, se debe cumplir escrupulosamente la normativa y la legislación pertinente: de seguridad, ambiental, de confidencialidad, de igualdad, etc. Es decir, si por ejemplo se generan, como residuos, documentos en papel que contienen información confidencial, habrá que destruirlos, siguiendo los protocolos pertinentes, antes de echarlos al contenedor de papel. Por ejemplo: historias clínicas, contratos, planos, etc.
PLANTILLAS
Durante el safari de la 3ªS cumplimentaremos 1 plantilla, para acordarnos de lo que hemos encontrado y podamos actuar en consecuencia:
PLANTILLA DE SUPRIMIR SUCIEDAD
ü Según vayamos realizando el safari, anotaremos lo que vayamos descubriendo: fuentes de suciedad, lugares difíciles de limpiar, materiales dañados y parches
ü Conviene anotar todo lo que descubramos aunque quizá el Equipo de 5S no podrá solucionar todas las situaciones que encontremos por requerir inversiones costosas. Pero en el safari conviene recoger la máxima información posible.
FOTOS Y VIDEOS
· Al principio del Safari se grabará un vídeo de entre 1 y 3 minutos de duración, que refleje claramente la situación previa a la realización de la S. Este vídeo tiene valor como testimonio gráfico. Debe servir para poner de manifiesto las mejoras logradas tras la 3ªS.
· Asimismo, se tomarán fotos de las fuentes de suciedad, lugares difíciles de limpiar, materiales dañados y parches que encontremos. Estas fotos nos ayudarán a acordarnos de las mejoras que tenemos que implantar. Las incrustaremos en la plantilla de Suprimir Suciedad y en el Plan de Acción.
Al terminar el Safari de la 3ªS:
· Dispondremos de un lugar de trabajo limpio. Limpieza 0.
· Conoceremos mejor el funcionamiento de los medios productivos
· Tendremos una lista de situaciones sobre las que debemos actuar, con sus fotos
· Tendremos un vídeo que refleja la situación actual de limpieza.
3) ANÁLISIS Y MEJORAS
A continuación el Equipo tendrá una reunión de entre 1h y 2h para realizar las siguientes tareas:
· Siguiendo la lista de Suprimir Suciedad y viendo las fotos, revisará uno por uno todos los casos que han aparecido y decidirá qué soluciones se deben aplicar:
o Fuentes de Suciedad: Las soluciones habituales son:
ü Eliminar la fuente o reducir la generación de suciedad: Sustituyendo procesos productivos o modificando hábitos de trabajo
ü Aislar la suciedad y evitar su propagación: Colocar tapas, canales, depósitos, sumideros, cubetos, etc.
ü Establecer procedimientos de limpieza, conservación y mantenimiento
o Lugares difíciles de limpiar: Las soluciones habituales son:
ü Tapar o cubrir dichos lugares
ü Hacer los lugares más accesibles o adquirir útiles de limpieza que lleguen hasta ellos.
o Materiales dañados: Repararlos o sustituirlos. Pueden ser necesarias tareas de conservación como, por ejemplo, pintura, mejora de suelos y paredes, albañilería, calderería, carpintería, electricidad, etc.
o Parches: Retirarlos, sustituyéndolos por soluciones apropiadas.
PLAN DE ACCIONES
Del análisis anterior surgirán ACCIONES de diverso tipo:
· Correcciones: Reparaciones, sustituciones, arreglos, etc.
· Acciones correctivas y preventivas: Las que actúan sobre las causas que han originado los casos que hemos encontrado y evitarán que vuelvan a aparecer. Por ejemplo, adquirir útiles y productos de limpieza adecuados, dar formación a las personas sobre hábitos de limpieza, etc.
· Si se adquieren elemento
- Reforzar las tres primeras S mediante sistemas visuales fácilmente reconocibles.
- Facilitar el cumplimiento de los acuerdos sobre organización, orden y limpieza.
- luminar la zona de trabajo, usando señales vistosas que nos faciliten la actividad
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ELEMENTOS INNECESARIOS
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MÉTODO DE SEÑALIZACIÓN
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El elemento no pertenece a esta zona.
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El elemento ha quedado obsoleto por haber superado el tiempo de almacenamiento o de caducidad
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Destacar la fecha de caducidad sobre el elemento o en su ubicación
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Elementos consumibles:
· Innecesario porque hay en exceso
· Necesario pero falta: se ha terminado. Rotura de stock.
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DISTRIBUCIÓN Y UBICACIÓN
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MÉTODO DE SEÑALIZACIÓN
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Zona de almacenamiento de materiales
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Producto no conforme
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· Color del suelo diferenciado
· Contenedor ROJO
· Recinto cerrado señalizado
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Pasillo peatonal
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· Color del suelo diferenciado
· Señales visibles en el suelo (peatón caminando, huellas de pies, etc.)
· Balizas
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Pasillo de circulación de carretillas
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· Color del suelo diferenciado
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Zonas que deben estar siempre de acceso libre: Salidas de seguridad, acceso a extintores y BIES, acceso a cuadros eléctricos, arquetas, puertas, etc.
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· Señalizar el suelo con marcas claras de prohibida la parada y el estacionamiento de ningún objeto.
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Posición de elementos móviles grandes cuando no se están utilizando (carros, traspaletas, carretillas, palets, contenedores, etc.)
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· Señal en el suelo identificando claramente la zona
· Utilizar colores en función del elemento a señalizar
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Componentes y piecerío (ferretería, fontanería, electricidad, etc.)
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· Identificar el contenedor con una fotografía del elemento o una muestra física del mismo
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Elementos pertenecientes a un mismo grupo o familia
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· Identificar con colores distintos por grupo o familia
· Se pueden combinar los colores con figuras geométricas para ampliar la gama de posibilidades (círculos, cuadrados, triángulos, estrellas, etc.)
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Ubicación de elementos medianos o pequeños
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· Identificar mediante imágenes la posición del objeto.
· Colocar superficies de madera, goma, nylon, gomaespuma u otros materiales con alojamientos o huecos con las formas de los elementos definidos
· Paneles de herramientas con la sombra, la silueta o la foto de cada herramienta
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Fluidos que circulan por tuberías
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· Pintar la tubería con el color correspondiente al fluido, indicar su nombre y señalar el sentido del flujo
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ELEMENTO A CONTROLAR
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MÉTODO DE SEÑALIZACIÓN
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Instrumentos de control de la máquina: Manómetros, termómetros, niveles de aceite, caudalímetros, voltímetros, amperímetros, etc.
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· Identificar en el propio instrumento o junto al mismo, los valores adecuados de funcionamiento
· Indicar qué hacer en caso de desviación
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Elementos clave de la máquina o instalación (poka-yokes, finales de carrera, elementos de seguridad, detectores, puntos de engrase, filtros, setas de seguridad, interruptores, etc.)
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· Señalar claramente estos elementos con colores llamativos y/o letreros o etiquetas.
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Mesas de mando, cuadros o pupitres de control de máquinas o instalaciones
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· Todos los elementos deben estar claramente señalizados para que cualquier persona pueda identificar si algo está fallando y qué debe hacer
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Estado de la máquina: funcionando, parada, averiada
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· Balizas visuales (rojo, amarillo, verde) y acústicas (sirena en caso de avería)
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Seguridad
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· Deben estar claramente visibles todas las señales de seguridad de la zona: prohibiciones y obligaciones
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Dificultades
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Cómo las contrarrestamos
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“Ya me acuerdo de los parámetros de máquina. No hace falta escribirlos”
“Basta con que los parámetros de funcionamiento de la máquina los conozca Mantenimiento”
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El objetivo de la 4ªS es que cualquier persona pueda detectar una anomalía y actuar en consecuencia. La actuación puede consistir simplemente en avisar a la persona Responsable
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Hay tantos carteles que al final no los lees.
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Los carteles deben ser muy visuales (imágenes y fotos)
Deben renovarse periódicamente para que mantengan su valor como instrumento de comunicación
Son necesarios hasta que las costumbres están plenamente arraigadas
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“Hace falta mucho trabajo para realizar estas acciones”
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El trabajo dedicado a la 4ªS es fundamental y se amortiza rápidamente si los controles visuales implantados son fáciles de entender y de aplicar.
La 4ªS nos ayudará a mantener las 3 eses anteriores
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5ªS: SHITSUKE – SEGUIR MEJORANDO
El Equipo de Implantación se reunirá para preparar la 5ªS. La reunión durará entre 1/2h y 1h. El Facilitador/a explicará al Equipo en qué consiste la 5ªS, cómo abordarla, qué dificultades encontrarán y cómo resolverlas. Se planificará qué días se dedicarán a esta S.
La 5ªS permite mantener y mejorar los logros obtenidos en las fases anteriores. Está dirigida a afianzar los nuevos hábitos de trabajo y a actuar con disciplina, cumpliendo los acuerdos que se han establecido en cada una de las S.
La 5ªS Seguir Mejorando, nos ayudará a:
ü Verificar que se están cumpliendo los acuerdos y estándares de trabajo
ü Evaluar en qué grado los nuevos hábitos de trabajo están integrados y consolidados de una manera consistente
ü Adoptar las medidas correctivas y preventivas necesarias para corregir las desviaciones e incumplimientos
La principal herramienta de la 5ªS es la Auditoría 5S. Consiste en un examen sistemático para comprobar el funcionamiento del modelo de trabajo implantado.
Para llevar a cabo las auditorías necesitamos los siguientes elementos:
· Programa anual de auditorías: Estableceremos el calendario de las auditorías a realizar a lo largo del año. La frecuencia de las auditorías se adaptará a las condiciones de cada área y se ajustará en función de los resultados que se alcancen. Como orientación, se recomienda que al principio las auditorías se hagan semanalmente. Cuando los resultados se vayan consolidando, la frecuencia puede pasar a ser quincenal, mensual, trimestral, etc.
Si los resultados no fueran satisfactorios, se programarían auditorías extraordinarias para corregir la situación
Las auditorías pueden ser:
o Internas: Realizadas por personas de la propia empresa
o Externas: Realizadas por auditores externos a la empresa
· Una lista de comprobación o formato de auditoría: Consiste en una serie de cuestiones que debe comprobar el Equipo Auditor para evaluar el cumplimiento de cada una de las S. Es recomendable que el sistema de evaluación permita distinguir niveles de cumplimiento (por ejemplo: Mal, Regular, Normal, Bien, Excelente) que se puedan traducir en valores numéricos. De esta manera, de cada auditoría se obtendrá un resultado que permitirá evaluar el grado de avance en 5S.
· Criterios de evaluación: Es importante definir con la mayor precisión posible cómo asignar las valoraciones indicadas en el punto anterior. Por ejemplo:
o Mal (0 puntos) = Se observan muchas desviaciones sobre la situación normal o incumplimiento de acuerdos
o Regular (1 punto) = Se observan algunas desviaciones sobre la situación normal o incumplimiento de acuerdos
o Normal (2 puntos) = La situación responde al estándar marcado, con pequeñas desviaciones
o Bien (3 puntos) = Se han introducido algunas mejoras que hacen que el nivel sea mejor que el considerado Normal hasta ahora.
o Excelente (4 puntos) = Se han introducido notables mejoras que hacen que el nivel sea claramente mejor que el considerado Normal hasta ahora.
· Equipo/s Auditor/es: Se recomienda que las auditorías las realicen equipos de entre 2 y 4 personas para aumentar la participación y para reducir sesgos. Las auditoras deben tener un profundo conocimiento de las 5S, juicio crítico, espíritu constructivo e imparcialidad. Deben mostrar en todo momento una actitud positiva y trabajar para mejorar. Conviene incluir a personal de Dirección y Mandos Intermedios para evidenciar su compromiso con las 5Sy fortalecer su liderazgo.
· Informe de Auditoría: Será el documento en el que se recojan los principales hallazgos que conlleven:
o incumplimientos que requieran acciones correctivas o preventivas
o y las mejoras observadas que merezcan reconocimiento
Las dificultades más habituales con las que nos encontraremos al aplicar la 5ªS y las maneras de contrarrestarlas son las siguientes:
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Dificultades |
Cómo las contrarrestamos |
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“No vamos a planificar las auditorías. Ya las haremos cuando saquemos un rato” |
• Debemos hacer una planificación de las auditorías anuales y cumplirla. • Debemos asignar a las auditorías un tiempo razonable. No debieran durar más de 30’. |
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“Las auditorías son desagradables porque siempre van a sacar defectos” |
• Si se han hecho bien las cosas, las auditorías servirán para “sacar buena nota” y sentirse orgullosos de ello. • Es mejor identificar los problemas y resolverlos que ocultarlos. |
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Valorar los puntos de la lista de comprobación comparando con la situación anterior, por lo que todo parece que está muy bien o excelente. |
• Se debe valorar con respecto al estándar definido, no con respecto a la situación que existía antes de aplicar las 5S. • Si el estado del área responde estrictamente al estándar, la valoración será Normal (según la norma) • La evaluación siempre debe permitir margen de mejora. Nunca se puede llegar al nivel 100% |
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Falta de experiencia de los auditores |
• Dar formación sobre técnicas de auditoría • Integrar en el Equipo a auditores expertos de la empresa, aunque no sean de 5S, que enseñen cómo hacer auditorías • Tener confianza, paciencia y practicar. A auditar se aprende auditando. |
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No llevar a cabo las acciones correctivas y preventivas. |
• Es fundamental ejecutar rigurosamente el plan de acciones correctivas y preventivas ya que, de lo contrario, el trabajo realizado habrá sido totalmente improductivo. |
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No formar e informar a todas las personas del área |
• La auditoría 5S afecta a todas las personas que trabajan en la zona auditada. Por tanto deben conocer todo lo relativo al proyecto 5S y al sistema de auditoría que se va a seguir. |
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Delegar las auditorías en una sola persona |
• Conviene que la auditoría la realice un Equipo Auditor, para favorecer la participación y aumentar la objetividad. |
RESPALDO DE LOS LÍDERES
Sabemos que muchos proyectos 5S fallan porque no se aplica con rigor la fase de Seguir Mejorando. Es frecuente que los proyectos se ahoguen en la orilla al pensar que el esfuerzo realizado en las 4 primeras S es suficiente para que el sistema se mantenga por sí mismo. La experiencia nos dice que no suele ser así.
Se hace un gran esfuerzo en organizar, ordenar y limpiar pero, al no haber continuidad, los hábitos no se consolidan y afloran los viejos vicios, el descontrol y la desmotivación. Habremos hecho un gran zafarrancho pero nada más. Y lo que es peor: las personas pensarán que las 5S no sirven, que es imposible que en nuestra empresa funcione y reaparecerán los agoreros para recordarnos “Ya lo decía yo “.
Estamos avisados. La amenaza es fuerte y debemos prepararnos para combatirla. Debemos duplicar la dosis de Vitaminas C y R: Constancia y Rigor.
Es el momento de que los líderes de la empresa se impliquen más, si cabe, y aseguren la continuidad del método. En la 5ªS los líderes deben dar el espaldarazo definitivo a una nueva manera de hacer las cosas en la empresa.
Es una manera de que todas las personas del área agradezcan el esfuerzo del Equipo de Implantación, respeten su trabajo, se solidaricen con sus decisiones y se sumen a la corriente 5S aportando sus ideas.
SISTEMA DE RECONOCIMIENTO
Para mantener y mejorar el nivel de implicación con las 5S conviene establecer algún sistema de reconocimiento, positivo/negativo, que premie las ideas de mejora, estimule el cumplimiento de las normas y actúe con firmeza ante los incumplimientos o la relajación en las costumbres. El reconocimiento, como su nombre indica, quiere decir que se distinguen los comportamientos ejemplares de los que no lo son, que tanto unos como otros no pasan desapercibidos y que tienen sus correspondientes consecuencias.
El sistema de reconocimiento se puede aplicar a personas, a equipos, a áreas o al conjunto de la organización. Puede ser de carácter
· positivo: reconocimientos ante ideas de mejora puestas en marcha
· negativo: acciones correctivas ante incumplimientos de las normas establecidas
Es un tema delicado por lo que, al diseñarlo, conviene tener en cuenta lo siguiente:
· Acordar el sistema de reconocimiento con las propias personas del área y con los representantes de los trabajadores, si fuera preciso.
· Debe estar alineado y ser coherente con otros sistemas de reconocimiento implantados en la empresa y con su Reglamento de Orden Interno
· Los reconocimientos (positivos o negativos) deben ser proporcionales al hecho en cuestión
· Se debe mantener la justicia, equidad e imparcialidad al aplicar el reconocimiento
· Las acciones correctivas deben tener efecto educativo y positivo. No deben servir de represalia ni de castigo.
· Los premios o reconocimientos deben fortalecer al equipo y fomentar un espíritu deportivo de superación, evitando celos o envidias.
Se pueden combinar reconocimientos individuales y por equipo para que tengan un alcance mayor y llegue a más personas. Puede ser positivo que en la selección de las personas/equipos a reconocer y en los premios o sanciones a impartir participen las propias personas de la empresa. De esta manera se fortalecerá la participación, la solidaridad, la cooperación y el compañerismo.
Por ejemplo, se pueden diseñar premios como:
· Invitar al Equipo a que presente la buena práctica en foros o en congresos o que las publiquen en la web de la empresa
· Desayuno/almuerzo especial con la Dirección
· Visitar otras empresas, participar en el Club 5S de Euskalit
· Acudir a cursos de perfeccionamiento en 5S, charlas, eventos.
· Establecer un escalafón de niveles: Cinturón Verde 5S, Cinturón Negro en 5S, Máster 5S, estrellas 5S, etc.
Las sanciones deben tener carácter correctivo y regenerador. Por ejemplo, se puede establecer un carnet por puntos. Quien pierda puntos deberá recuperarlos:
· Realizando formación on line fuera de horas de trabajo y superando exámenes
· Participando intensivamente en las auditorías 5S
· Aportando e implantando ideas de mejora
· Corrigiendo/mejorando normas, acuerdos o procedimientos internos previamente establecidos
· Dando charlas de 5S a otros compañeros/as
· Asignándole tareas extras relacionadas con 5S: de orden, de limpieza, de control visual, etc.
SEGUIMIENTO CONTINUO Y PRINCIPIO DE ACCIÓN-REACCIÓN
Las auditorías son exámenes sistemáticos y rigurosos del grado de implantación de las 5S. Pero debemos hacer un seguimiento ágil y continuo del estado de 5S y actuar inmediatamente ante las pequeñas faltas o desviaciones que detectemos en el día a día.
Debemos ser muy perseverantes, sobre todo al principio, hasta que los hábitos se hayan implantado totalmente. Debemos enfocarnos en educar, enseñar y convencer a las personas, considerando este trabajo como una inversión rentable ya que fortalecerá los hábitos orientados a reducir o eliminar el despilfarro. El esfuerzo que dediquemos a corregir situaciones puntuales lo podemos considerar como un gasto, necesario pero sin rentabilidad futura.
Por ejemplo, si encontramos un objeto innecesario en el área debemos actuar sin demora para averiguar por qué ha aparecido, y corregir la situación. No hace falta esperar a la siguiente auditoría.
Ø Para hacer este seguimiento diario del estado de 5S se puede aplicar la técnica conocida como Kamishibai. Consiste en:
· Elaborar tarjetas con la imagen del estado en el que se deben encontrar las diferentes áreas de nuestra zona piloto o de la empresa. El anverso de la tarjeta tiene la foto de la zona y una marca verde. El reverso de la tarjeta es de color rojo
· Establecer un cuadrante estableciendo las personas del área que deben comprobar el estado de las zonas comparando la situación real con la definida en la imagen correspondiente.
· Llevar a cabo las inspecciones diarias siguiendo el cuadrante Kamishibai.
· Si todo está bien, quien haya hecho la inspección coloca la tarjeta en el Panel 5S con la parte verde visible.
· Si hay alguna desviación entre la situación real y la ideal, colocará la tarjeta con la parte roja visible y anotará la desviación en el Plan de Acción en el Panel 5S.
· La persona responsable de la zona corregirá la desviación detectada, lo anotará en el Plan de Acción y volverá a colocar la tarjeta con la parte verde visible.
Ø Otro método menos sofisticado pero muy efectivo consiste en establecer reuniones de área diarias para tratar temas de mejora continua y comentar en dichas reuniones las desviaciones de 5S que se hayan detectado y las propuestas de mejora.
Tras la Preparación, el Equipo de Implantación de las 5S efectuará el SAFARI de la 5ªS. Esta etapa llevará alrededor de 1h en las primeras auditorías y 1/2h en las sucesivas.
· El Safari de la 5ªS es un paseo activo por la zona piloto para verificar los puntos señalados en la lista de comprobación.
· El Equipo Auditor recogerá evidencias que le permitan establecer una evaluación precisa sobre la situación del área.
· Tomará fotos de las desviaciones que identifique así como de las mejoras incorporadas desde la anterior auditoría.
· A partir de la 2ª auditoría, el Equipo Auditor comenzará cada auditoría comprobando el cumplimiento de las acciones de la auditoría anterior y su eficacia. Si no se hubiera cumplido el Plan de Acciones rigurosamente, se suspenderá la auditoría, se anotará una desviación mayor y se tomarán las acciones correctivas pertinentes.
PLANTILLAS
Durante el safari de la 5ªS cumplimentaremos la plantilla de la lista de comprobación de la auditoría, valorando cada cuestión y anotando los hallazgos encontrados.
Se tomarán fotos que reflejen las situaciones que el Equipo Auditor quiera señalar y las incrustará en el cuestionario de auditoría como prueba.
Al terminar el Safari de la 5ªS dispondremos del check list de auditoría cumplimentado, con su correspondiente valoración numérica, los hallazgos anotados y las fotos.
A continuación el Equipo Auditor mantendrá una reunión de entre 1h y 2h con la persona responsable del área auditada para realizar las siguientes tareas:
o Comunicarle el resultado del Safari, explicándole las valoraciones realizadas y los hallazgos encontrados: desviaciones sobre las normas establecidas y mejoras que conviene reseñar realizadas desde la anterior auditoría.
o Aportarle sugerencias o ideas de mejora de 5S
o El Responsable del Área propondrá un plan de acciones correctivas y preventivas para corregir las desviaciones que deberán ser aprobadas por el Equipo Auditor.
o Se acordarán acciones de reconocimiento sobre las mejoras realizadas.
El Responsable del Área coordinará la ejecución de las acciones correctivas y preventivas, actualizando el plan de acciones.
RESULTADOS
El valor resultante de las auditorías puede ser un indicador muy ilustrativo sobre el grado de implantación de las 5S. Permite evaluar su tendencia, plantearse objetivos y establecer comparaciones con otras zonas.
La normalización de la 5ªS consiste en redactar un procedimiento que describa los pasos señalados anteriormente.
ü Quién, cómo y cuándo se elabora el calendario anual de auditorías 5S
ü Perfil para ser Auditor/a