Seguir mejorando
5ªS: SHITSUKE – SEGUIR MEJORANDO
El Equipo de Implantación se reunirá para preparar la 5ªS. La reunión durará entre 1/2h y 1h. El Facilitador/a explicará al Equipo en qué consiste la 5ªS, cómo abordarla, qué dificultades encontrarán y cómo resolverlas. Se planificará qué días se dedicarán a esta S.
La 5ªS permite mantener y mejorar los logros obtenidos en las fases anteriores. Está dirigida a afianzar los nuevos hábitos de trabajo y a actuar con disciplina, cumpliendo los acuerdos que se han establecido en cada una de las S.
La 5ªS Seguir Mejorando, nos ayudará a:
ü Verificar que se están cumpliendo los acuerdos y estándares de trabajo
ü Evaluar en qué grado los nuevos hábitos de trabajo están integrados y consolidados de una manera consistente
ü Adoptar las medidas correctivas y preventivas necesarias para corregir las desviaciones e incumplimientos
La principal herramienta de la 5ªS es la Auditoría 5S. Consiste en un examen sistemático para comprobar el funcionamiento del modelo de trabajo implantado.
Para llevar a cabo las auditorías necesitamos los siguientes elementos:
· Programa anual de auditorías: Estableceremos el calendario de las auditorías a realizar a lo largo del año. La frecuencia de las auditorías se adaptará a las condiciones de cada área y se ajustará en función de los resultados que se alcancen. Como orientación, se recomienda que al principio las auditorías se hagan semanalmente. Cuando los resultados se vayan consolidando, la frecuencia puede pasar a ser quincenal, mensual, trimestral, etc.
Si los resultados no fueran satisfactorios, se programarían auditorías extraordinarias para corregir la situación
Las auditorías pueden ser:
o Internas: Realizadas por personas de la propia empresa
o Externas: Realizadas por auditores externos a la empresa
· Una lista de comprobación o formato de auditoría: Consiste en una serie de cuestiones que debe comprobar el Equipo Auditor para evaluar el cumplimiento de cada una de las S. Es recomendable que el sistema de evaluación permita distinguir niveles de cumplimiento (por ejemplo: Mal, Regular, Normal, Bien, Excelente) que se puedan traducir en valores numéricos. De esta manera, de cada auditoría se obtendrá un resultado que permitirá evaluar el grado de avance en 5S.
· Criterios de evaluación: Es importante definir con la mayor precisión posible cómo asignar las valoraciones indicadas en el punto anterior. Por ejemplo:
o Mal (0 puntos) = Se observan muchas desviaciones sobre la situación normal o incumplimiento de acuerdos
o Regular (1 punto) = Se observan algunas desviaciones sobre la situación normal o incumplimiento de acuerdos
o Normal (2 puntos) = La situación responde al estándar marcado, con pequeñas desviaciones
o Bien (3 puntos) = Se han introducido algunas mejoras que hacen que el nivel sea mejor que el considerado Normal hasta ahora.
o Excelente (4 puntos) = Se han introducido notables mejoras que hacen que el nivel sea claramente mejor que el considerado Normal hasta ahora.
· Equipo/s Auditor/es: Se recomienda que las auditorías las realicen equipos de entre 2 y 4 personas para aumentar la participación y para reducir sesgos. Las auditoras deben tener un profundo conocimiento de las 5S, juicio crítico, espíritu constructivo e imparcialidad. Deben mostrar en todo momento una actitud positiva y trabajar para mejorar. Conviene incluir a personal de Dirección y Mandos Intermedios para evidenciar su compromiso con las 5Sy fortalecer su liderazgo.
· Informe de Auditoría: Será el documento en el que se recojan los principales hallazgos que conlleven:
o incumplimientos que requieran acciones correctivas o preventivas
o y las mejoras observadas que merezcan reconocimiento
Las dificultades más habituales con las que nos encontraremos al aplicar la 5ªS y las maneras de contrarrestarlas son las siguientes:
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Dificultades |
Cómo las contrarrestamos |
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“No vamos a planificar las auditorías. Ya las haremos cuando saquemos un rato” |
• Debemos hacer una planificación de las auditorías anuales y cumplirla. • Debemos asignar a las auditorías un tiempo razonable. No debieran durar más de 30’. |
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“Las auditorías son desagradables porque siempre van a sacar defectos” |
• Si se han hecho bien las cosas, las auditorías servirán para “sacar buena nota” y sentirse orgullosos de ello. • Es mejor identificar los problemas y resolverlos que ocultarlos. |
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Valorar los puntos de la lista de comprobación comparando con la situación anterior, por lo que todo parece que está muy bien o excelente. |
• Se debe valorar con respecto al estándar definido, no con respecto a la situación que existía antes de aplicar las 5S. • Si el estado del área responde estrictamente al estándar, la valoración será Normal (según la norma) • La evaluación siempre debe permitir margen de mejora. Nunca se puede llegar al nivel 100% |
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Falta de experiencia de los auditores |
• Dar formación sobre técnicas de auditoría • Integrar en el Equipo a auditores expertos de la empresa, aunque no sean de 5S, que enseñen cómo hacer auditorías • Tener confianza, paciencia y practicar. A auditar se aprende auditando. |
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No llevar a cabo las acciones correctivas y preventivas. |
• Es fundamental ejecutar rigurosamente el plan de acciones correctivas y preventivas ya que, de lo contrario, el trabajo realizado habrá sido totalmente improductivo. |
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No formar e informar a todas las personas del área |
• La auditoría 5S afecta a todas las personas que trabajan en la zona auditada. Por tanto deben conocer todo lo relativo al proyecto 5S y al sistema de auditoría que se va a seguir. |
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Delegar las auditorías en una sola persona |
• Conviene que la auditoría la realice un Equipo Auditor, para favorecer la participación y aumentar la objetividad. |
RESPALDO DE LOS LÍDERES
Sabemos que muchos proyectos 5S fallan porque no se aplica con rigor la fase de Seguir Mejorando. Es frecuente que los proyectos se ahoguen en la orilla al pensar que el esfuerzo realizado en las 4 primeras S es suficiente para que el sistema se mantenga por sí mismo. La experiencia nos dice que no suele ser así.
Se hace un gran esfuerzo en organizar, ordenar y limpiar pero, al no haber continuidad, los hábitos no se consolidan y afloran los viejos vicios, el descontrol y la desmotivación. Habremos hecho un gran zafarrancho pero nada más. Y lo que es peor: las personas pensarán que las 5S no sirven, que es imposible que en nuestra empresa funcione y reaparecerán los agoreros para recordarnos “Ya lo decía yo “.
Estamos avisados. La amenaza es fuerte y debemos prepararnos para combatirla. Debemos duplicar la dosis de Vitaminas C y R: Constancia y Rigor.
Es el momento de que los líderes de la empresa se impliquen más, si cabe, y aseguren la continuidad del método. En la 5ªS los líderes deben dar el espaldarazo definitivo a una nueva manera de hacer las cosas en la empresa.
Es una manera de que todas las personas del área agradezcan el esfuerzo del Equipo de Implantación, respeten su trabajo, se solidaricen con sus decisiones y se sumen a la corriente 5S aportando sus ideas.
SISTEMA DE RECONOCIMIENTO
Para mantener y mejorar el nivel de implicación con las 5S conviene establecer algún sistema de reconocimiento, positivo/negativo, que premie las ideas de mejora, estimule el cumplimiento de las normas y actúe con firmeza ante los incumplimientos o la relajación en las costumbres. El reconocimiento, como su nombre indica, quiere decir que se distinguen los comportamientos ejemplares de los que no lo son, que tanto unos como otros no pasan desapercibidos y que tienen sus correspondientes consecuencias.
El sistema de reconocimiento se puede aplicar a personas, a equipos, a áreas o al conjunto de la organización. Puede ser de carácter
· positivo: reconocimientos ante ideas de mejora puestas en marcha
· negativo: acciones correctivas ante incumplimientos de las normas establecidas
Es un tema delicado por lo que, al diseñarlo, conviene tener en cuenta lo siguiente:
· Acordar el sistema de reconocimiento con las propias personas del área y con los representantes de los trabajadores, si fuera preciso.
· Debe estar alineado y ser coherente con otros sistemas de reconocimiento implantados en la empresa y con su Reglamento de Orden Interno
· Los reconocimientos (positivos o negativos) deben ser proporcionales al hecho en cuestión
· Se debe mantener la justicia, equidad e imparcialidad al aplicar el reconocimiento
· Las acciones correctivas deben tener efecto educativo y positivo. No deben servir de represalia ni de castigo.
· Los premios o reconocimientos deben fortalecer al equipo y fomentar un espíritu deportivo de superación, evitando celos o envidias.
Se pueden combinar reconocimientos individuales y por equipo para que tengan un alcance mayor y llegue a más personas. Puede ser positivo que en la selección de las personas/equipos a reconocer y en los premios o sanciones a impartir participen las propias personas de la empresa. De esta manera se fortalecerá la participación, la solidaridad, la cooperación y el compañerismo.
Por ejemplo, se pueden diseñar premios como:
· Invitar al Equipo a que presente la buena práctica en foros o en congresos o que las publiquen en la web de la empresa
· Desayuno/almuerzo especial con la Dirección
· Visitar otras empresas, participar en el Club 5S de Euskalit
· Acudir a cursos de perfeccionamiento en 5S, charlas, eventos.
· Establecer un escalafón de niveles: Cinturón Verde 5S, Cinturón Negro en 5S, Máster 5S, estrellas 5S, etc.
Las sanciones deben tener carácter correctivo y regenerador. Por ejemplo, se puede establecer un carnet por puntos. Quien pierda puntos deberá recuperarlos:
· Realizando formación on line fuera de horas de trabajo y superando exámenes
· Participando intensivamente en las auditorías 5S
· Aportando e implantando ideas de mejora
· Corrigiendo/mejorando normas, acuerdos o procedimientos internos previamente establecidos
· Dando charlas de 5S a otros compañeros/as
· Asignándole tareas extras relacionadas con 5S: de orden, de limpieza, de control visual, etc.
SEGUIMIENTO CONTINUO Y PRINCIPIO DE ACCIÓN-REACCIÓN
Las auditorías son exámenes sistemáticos y rigurosos del grado de implantación de las 5S. Pero debemos hacer un seguimiento ágil y continuo del estado de 5S y actuar inmediatamente ante las pequeñas faltas o desviaciones que detectemos en el día a día.
Debemos ser muy perseverantes, sobre todo al principio, hasta que los hábitos se hayan implantado totalmente. Debemos enfocarnos en educar, enseñar y convencer a las personas, considerando este trabajo como una inversión rentable ya que fortalecerá los hábitos orientados a reducir o eliminar el despilfarro. El esfuerzo que dediquemos a corregir situaciones puntuales lo podemos considerar como un gasto, necesario pero sin rentabilidad futura.
Por ejemplo, si encontramos un objeto innecesario en el área debemos actuar sin demora para averiguar por qué ha aparecido, y corregir la situación. No hace falta esperar a la siguiente auditoría.
Ø Para hacer este seguimiento diario del estado de 5S se puede aplicar la técnica conocida como Kamishibai. Consiste en:
· Elaborar tarjetas con la imagen del estado en el que se deben encontrar las diferentes áreas de nuestra zona piloto o de la empresa. El anverso de la tarjeta tiene la foto de la zona y una marca verde. El reverso de la tarjeta es de color rojo
· Establecer un cuadrante estableciendo las personas del área que deben comprobar el estado de las zonas comparando la situación real con la definida en la imagen correspondiente.
· Llevar a cabo las inspecciones diarias siguiendo el cuadrante Kamishibai.
· Si todo está bien, quien haya hecho la inspección coloca la tarjeta en el Panel 5S con la parte verde visible.
· Si hay alguna desviación entre la situación real y la ideal, colocará la tarjeta con la parte roja visible y anotará la desviación en el Plan de Acción en el Panel 5S.
· La persona responsable de la zona corregirá la desviación detectada, lo anotará en el Plan de Acción y volverá a colocar la tarjeta con la parte verde visible.
Ø Otro método menos sofisticado pero muy efectivo consiste en establecer reuniones de área diarias para tratar temas de mejora continua y comentar en dichas reuniones las desviaciones de 5S que se hayan detectado y las propuestas de mejora.
Tras la Preparación, el Equipo de Implantación de las 5S efectuará el SAFARI de la 5ªS. Esta etapa llevará alrededor de 1h en las primeras auditorías y 1/2h en las sucesivas.
· El Safari de la 5ªS es un paseo activo por la zona piloto para verificar los puntos señalados en la lista de comprobación.
· El Equipo Auditor recogerá evidencias que le permitan establecer una evaluación precisa sobre la situación del área.
· Tomará fotos de las desviaciones que identifique así como de las mejoras incorporadas desde la anterior auditoría.
· A partir de la 2ª auditoría, el Equipo Auditor comenzará cada auditoría comprobando el cumplimiento de las acciones de la auditoría anterior y su eficacia. Si no se hubiera cumplido el Plan de Acciones rigurosamente, se suspenderá la auditoría, se anotará una desviación mayor y se tomarán las acciones correctivas pertinentes.
PLANTILLAS
Durante el safari de la 5ªS cumplimentaremos la plantilla de la lista de comprobación de la auditoría, valorando cada cuestión y anotando los hallazgos encontrados.
Se tomarán fotos que reflejen las situaciones que el Equipo Auditor quiera señalar y las incrustará en el cuestionario de auditoría como prueba.
Al terminar el Safari de la 5ªS dispondremos del check list de auditoría cumplimentado, con su correspondiente valoración numérica, los hallazgos anotados y las fotos.
A continuación el Equipo Auditor mantendrá una reunión de entre 1h y 2h con la persona responsable del área auditada para realizar las siguientes tareas:
o Comunicarle el resultado del Safari, explicándole las valoraciones realizadas y los hallazgos encontrados: desviaciones sobre las normas establecidas y mejoras que conviene reseñar realizadas desde la anterior auditoría.
o Aportarle sugerencias o ideas de mejora de 5S
o El Responsable del Área propondrá un plan de acciones correctivas y preventivas para corregir las desviaciones que deberán ser aprobadas por el Equipo Auditor.
o Se acordarán acciones de reconocimiento sobre las mejoras realizadas.
El Responsable del Área coordinará la ejecución de las acciones correctivas y preventivas, actualizando el plan de acciones.
RESULTADOS
El valor resultante de las auditorías puede ser un indicador muy ilustrativo sobre el grado de implantación de las 5S. Permite evaluar su tendencia, plantearse objetivos y establecer comparaciones con otras zonas.
La normalización de la 5ªS consiste en redactar un procedimiento que describa los pasos señalados anteriormente.
ü Quién, cómo y cuándo se elabora el calendario anual de auditorías 5S
ü Perfil para ser Auditor/a