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GTD: ¿QUÉ ES? PONTE MANOS A LA OBRA LEYENDO ESTA ENTREVISTA

GTD corresponde a las iniciales de 3 palabras: Getting Things Done. Es el sistema más sólido que existe para organizarse y ser una persona efectiva. Para entendernos, podríamos decir que es el sistema de gestión del tiempo del siglo XXI.

Alberto Barbero, profesor de KnowInn de los cursos GTD y Liderazgo avanzado de KnowInn nos cuenta en esta entrevista qué hay detrás de la metodología GTD.

 

¿CUÁL ES EL ORIGEN DE ESTA METODOLOGÍA?

Es una necesidad surgida de una “tormenta perfecta”.

Por un lado, el mundo que nos toca vivir es mucho más complejo que el mundo para el que nos prepararon: los cambios son constantes y acelerados, la incertidumbre es una constante en todos los órdenes de la vida, e incluso la propia naturaleza del trabajo ha mutado. No se trata solo de la reciente irrupción del teletrabajo, sino de la dificultad de planificarse cuando hay muchos más asuntos por resolver que tiempo y cuando nuestra atención se ve atrapada y dividida en el salto continuo de una cosa a otra.

Por otro lado, nuestro cerebro ha ido evolucionando para adaptarse a una realidad mucho menos cambiante que la actual.  

Para movernos bien dentro de esta “tormenta” debemos desaprender algunos hábitos y desarrollar algunos hábitos nuevos. Hace ya casi 20 años David Allen escribió “Getting Things Done”, que es el libro que da nombre al sistema GTD, que ha sido traducido a 30 idiomas y que hoy tiene millones de usuarios en todo el mundo. La metodología, basada en fundamentos científicos sobre el funcionamiento de nuestro cerebro en entornos complejos, ha ido afinándose durante los últimos años y hoy es el sistema más sólido que existe para organizarse y ser una persona efectiva. Para entendernos, podríamos decir que es el sistema de gestión del tiempo del siglo XXI.

 

¿A QUÉ CONTRIBUYE? ¿QUÉ RESULTADOS SE PUEDEN ESPERAR TRAS INCORPORAR EL GTD A NUESTRO DÍA A DÍA?

Antes, en la era industrial, el foco estaba puesto en la “productividad personal”. En gestionar bien el tiempo y en ser eficiente (hacer mucho con pocos recursos).

Hoy ese foco se nos queda corto. Hacer las cosas bien pero no hacer las cosas correctas, te hace eficiente, pero no eficaz. Hoy es vital elegir bien (eficacia) entre infinidad de temas que se están moviendo continua e irregularmente. Y esto es algo especialmente difícil en la que algunos llaman “Era de la distracción”.  

GTD nos ayuda a alcanzar el llamado “estado de alerta perfecta”, un estado de flujo mental que nos lleva a estar centrados en cada momento en lo que debemos estar y a ser así personas plenamente efectivas. Para ello, entre otras cosas, tendremos que sacar de nuestra cabeza y poner en algún otro sitio –“mente extendida”- todo lo que nos distraiga de lo que ahora debemos tener en ella.

 

¿A QUIÉN RECOMENDARÍAS TRABAJAR BAJO EL PARAGUAS DE GTD? ¿A QUIÉN PODRÍA INTERESARLE UNA FORMACIÓN EN ESTA MATERIA?

Nos han preparado para trabajar en entornos más estables y predecibles que los actuales. Además, casi todos estamos sufriendo una progresiva incapacitación para mantener la atención en algo de una forma sostenida… y esto ha modificado nuestro “cableado cerebral”. Por eso, prácticamente todas las personas necesitamos ahora reiniciarnos para aprender a reenfocar nuestra atención donde tenga que estar en cada momento.

Tan solo hay un requisito para poder aprovechar la formación: disponer de un mínimo de autonomía personal para decidir en cierta medida a qué dedicamos nuestro tiempo. Dicho de otro modo, GTD no te puede ayudar si tu trabajo consiste únicamente en hacer en cada momento lo que te digan o en, por ejemplo, responder continuamente a llamadas o incidencias.

 

¿QUÉ MEJORAS CUANTITATIVAS PUEDE APORTAR?

Si buscamos evidencias observables y resultados, se ha estimado, por ejemplo, que tan solo los cambios iniciales de hábitos propuestos por el sistema producen una mejora de la productividad personal de un 30%.

Más allá del dato, al aplicar el método casi siempre se reconoce un gran alivio por el cambio en algunas variables a medio camino entre lo cualitativo y lo cuantitativo:

  • la clara reducción de estrés
  • la recuperación del control sobre tareas y proyectos
  • la percepción de competencia personal
  • la mejor gestión de las interrupciones

 

¿QUÉ MEJORAS CUALITATIVAS PUEDE APORTAR?

Todas llevan al incremento de eficacia y eficiencia. Son quizás algo más difíciles de medir pero muy tangibles y algo más relacionadas con la motivación, con la mejora del rendimiento y con el sentimiento de competencia. Se profundiza en su alcance conforme se va dominando el uso del sistema. Se pueden citar las siguientes:

  1. La mayor claridad mental y el control sobre el flujo del trabajo producen una orientación a la acción y a los resultados en vez de parálisis o procrastinación.
  2. La persona aprende a identificar mejor qué y cuándo tiene que hacer en función de prioridades, del tiempo disponible o de las circunstancias.
  3. Se logra avanzar más en los distintos proyectos, de una forma constante y equilibrada, y cumplir mejor con los compromisos adquiridos.
  4. El sistema ayuda a reaccionar mejor al cambio de prioridades y enseña a perder menos tiempo en replanificar.
  5. Dejar de tener la sensación de estar apagando fuegos continuamente y sustituirla por la de saber que en cada circunstancia del día a día has aprovechado el tiempo de la mejor manera posible.
  6. Aumenta la confianza en el equipo cuando todas las personas usan el mismo sistema.
  7. Mejora tu capacidad creativa y propositiva ya que aprendes a utilizar tu mente de una forma totalmente diferente, mucho más eficiente y centrada.
  8. Mejora la capacidad de adaptación. GTD aporta al individuo la habilidad de saber cómo trabajar y lidiar con lo inesperado, redefinir prioridades y recuperar el equilibrio rápidamente cuando las circunstancias cambian.
  9. Es más fácil encontrar un propósito a lo que hay que hacer en cada momento, a su porqué o para qué.
  10. Puede servir para integrar mejor la vida personal con la profesional. Y es que, además de ser un método, GTD también propone unas pautas y reflexiones aplicables a la totalidad de nuestras vidas.

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ENTIDADES PÚBLICAS Y CARTAS DE SERVICIOS

Las Cartas de Servicios surgieron en el ámbito de la Administración Pública en Inglaterra en 1991, y fueron presentadas en el Parlamento Británico como herramienta de mejorar las relaciones con la ciudadanía con el objetivo de incrementar la calidad de los servicios públicos, dando publicidad a los compromisos de cobertura de necesidades y a las expectativas de las personas usuarias.

 

En nuestro entorno institucional vasco las cartas de servicios han sido herramientas de transformación y modernización, utilizadas tanto a nivel autonómico (Gobierno Vasco), las tres diputaciones, diferentes entidades locales, o sociedades públicas como Euskotren.

 

¿POR  QUÉ REDACTAR UNA CARTA DE SERVICIOS?

  • Hoy en día las Cartas de Servicios contribuyen a un acercamiento de las administración a la ciudadanía y entidades usuarias de sus servicios, lo que repercute en una mejora del servicio público, y por efecto, en una aumento de la satisfacción de la ciudadanía que repercute en una puesta en valor de lo público y de nuestras instituciones.
  • En paralelo las cartas de servicios tienen un efecto revulsivo dentro del servicio o área que las impulsa, en cuanto que le obliga a cuestionarse el funcionamiento de sus procesos internos, y la interrelación con otras áreas, bien sea de la propia entidad pública o externa. Hoy en día se minimizan las situaciones en las que la prestación de un servicio público depende de un área concreta, y es necesaria una participación más amplia (pensemos por ejemplo en un Servicio / Oficina de Atención a la Ciudadanía; en el que la calidad de la información transmitida no depende de las personas que están cara al público, sino de las áreas o servicios responsable de generar y transmitir la información actualizada a dichos S.A.C (OACs)

 

¿QUIÉN IMPULSA LAS CARTAS DE SERVICIOS?

La LEY 2/2016, de 7 de abril, de Instituciones Locales de Euskadi (LILE), en su artículo 45 establece que los municipios podrán aprobar cartas de servicios o documentos equivalentes donde se recogerá la información sobre las principales características de determinados servicios municipales, incluyendo compromisos de calidad e  indicadores objetivos, que permitan evaluar el rendimiento de los servicios municipales y la satisfacción de vecinas y vecinos por la prestación de los mismos.

La actual legislación vasca ya está recomendando a las entidades locales (obligando a los de más de 20.000 habitantes) a disponer de cartas de servicios.

Pero no sólo los ayuntamientos deben ser los impulsores de Cartas de Servicios; cualquier entidad u organismo público que quiera mejorar sus servicios puede encontrar en dicha herramienta una metodología útil para satisfacer a sus clientes (ya sea “interno” o “ciudadanía”), mejorar sus procesos y hacer partícipe a su personal de los resultados.

 

MEJORAS CUANTITATIVAS QUE APORTAN LAS CARTAS DE SERVICIOS:

  • Aumento de la satisfacción de la ciudadanía / persona usuaria del servicio.
  • Reducción de las quejas y reclamaciones
  • Simplificación de los procesos (y consecuentemente mejor optimización de los recursos)
  • Mejora en los principales ratios de calidad del servicio (plazos …)

 

MEJORAS CUALITATIVAS QUE APORTAN LAS CARTAS DE SERVICIOS:

  • Mejor conocimiento de las necesidades de la ciudadanía. Las cartas de servicios requieren que nos acerquemos a la persona o entidad destinataria de nuestros servicios, y que le preguntemos por lo que realmente quiere. Le hacemos partícipe de qué servicio le vamos a dar y cómo se le va a ofrecer.
  • Favorecen la comunicación interdepartamental, y a no visualizar el servicio como algo propio de un área, sino como un esfuerzo colectivo y coordinado de todas las personas.
  • Esa visibilidad de la mayor satisfacción de la ciudadanía, y coordinación interna favorece la implicación del personal interno de la administración, y sentirse partícipe de los logros obtenidos
  • Refuerzan la apuesta de la Administración por la Transparencia y la Buena Gobernanza.

 

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CULTURA DE ORGANIZACIÓN, TRABAJO EN EQUIPO E IMPLICACIÓN DE TODAS LAS PERSONAS

En EUSKALIT hemos incorporado un curso sobre KAIZEN a nuestra oferta. ¿Conoces esta metodología? Te ayudamos a profundizar en la metodología de mejora Kaizen con la siguiente entrevista que hemos realizado a IÑAKI BUITRÓN, experto en la materia.

 

¿CUÁL ES EL ORIGEN DE ESTA METODOLOGÍA?

La metodología de Mejora Kaizen se integra dentro del conjunto de herramientas del LEAN MANAGEMENT es considerada la piedra angular para poner en marcha las herramientas Lean o Six Sigma, u otras acciones de mejora, bien puntuales y de resolución inmediata, bien que necesiten un análisis más profundo.

 

¿QUÉ SIGNIFICA KAIZEN?

Es una palabra japonesa que significa “cambio hacia mejor”. La característica básica del Kaizen es que se aplica de forma gradual y ordenada:

  • Involucrando a todas las personas de la organización.
  • Trabajando juntos para hacer mejoras.
  • Sin realizar grandes inversiones de capital.

No hay que considerarla como una metodología para impulsar proyectos puntuales de mejora, sino una filosofía a mantener en el tiempo y a desplegarla a lo largo de toda la organización.

 

¿A QUÉ CONTRIBUYE EL KAIZEN?

Con la sistematización de la mejora continua a través de la metodología Kaizen se consigue reforzar la cultura de la organización, el trabajo en equipo y la implicación de todas las personas de la organización, desde la gerencia hasta las personas implicadas en los diferentes procesos, en la consecución de los resultados.

 

¿QUÉ RESULTADOS SE PUEDEN ESPERAR TRAS INCORPORARLO AL DÍA A DÍA?

Una buena sistematización de la mejora objetiva los criterios de priorización de sugerencias de proyectos, y evita la frustración y desmotivación de aquellas personas que han propuesto ideas y no pueden ser puestas en marcha a corto plazo. Y, lo que es más importante: visibiliza resultados en un corto periodo de plazo, bien sea de calidad, de reducción de ineficiencias, o de mejora de satisfacción de nuestra clientela, con el impacto directo que tiene sobre la cuenta de resultados

Esta obtención de resultados a corto plazo (que normalmente reporta un ahorro de costes o un aumento de las ventas) permite liberar unos recursos económicos para financiar otros proyectos de mejora futuros más ambiciosos. Muchas veces las empresas no pueden permitirse abordar proyectos costosos por falta de recursos; con la filosofía de mejora continua Kaizen, al empezar por proyectos más accesibles, se genera un cash flow que posteriormente puede reinvertirse en otros más ambiciosos.

 

¿A QUIÉN RECOMENDARÍAS IMPLANTARLA Y TRABAJAR CON ELLA?

Esta metodología es altamente recomendable a cualquier entidad privada o pública, industrial o de servicios. La mayor competitividad, la globalización, los cambios rápidos en nuestro entorno, o incluso el mayor grado de conocimiento y exigencia de nuestra clientela o ciudadanía nos obliga constantemente a introducir cambios en nuestros procesos, en nuestra manera de relacionarnos con nuestro entorno y con nuestro personal.

 

¿A QUIÉN PODRÍA INTERESARLE UNA FORMACIÓN EN ESTA MATERIA?

Esta metodología no está pensada para unos perfiles de puesto de la organización, sino que involucra a todos los niveles. “Mejorar” implica invertir al principio unos recursos (el principal es el tiempo) que posteriormente revierte en beneficios; pero, hasta alcanzar los resultados esperados hay que hacer un esfuerzo, para lo que se necesita una Cultura de la Organización y una Cultura Social que priorice y le dé la importancia requerida a los procesos de mejora interna.

Es recomendable que Dirección esté implicada desde el principio en el impulso de la metodología Kaizen, estableciendo una Cultura y una sistemática de trabajo.

 

¿QUÉ MEJORAS CUANTITATIVAS PUEDE APORTAR?

Las principales mejoras cuantitativas que se obtienen en función de los proyectos seleccionados son:

  • Aumento de la satisfacción de la clientela / ciudadanía
  • Optimización de los recursos de nuestra organización.
  • Reducción de los problemas de calidad.
  • Reducción / eliminación de aquellas actividades que no aportan valor al cliente, y que lastran nuestra rentabilidad, y la cuenta de resultados

 

¿QUÉ MEJORAS CUALITATIVAS PUEDE APORTAR?

  • Mayor compromiso de las personas de la organización con los resultados obtenidos.
  • Mayor grado de satisfacción interna. Por un lado, las personas comprueban que se les tiene en cuenta su opinión / participación; y en segundo lugar, la existencia de reclamaciones de clientes, la identificación de problemas de calidad acaba afectando a la relación interna, tanto dentro del ámbito competencial como con otras áreas y procesos de la organización. La reducción de los problemas de calidad influye directamente en la mejora del ambiente de trabajo.
  • Mayor coordinación entre áreas / procesos. El origen de un problema o de las ineficiencias no suele ser exclusivo de un área, sino que en su resolución suelen tener que participar más de una. Un evento exitoso de Kaizen o de mejora refuerza la coordinación y la comunicación entre toda la empresa.

 

¿ALGUNA SUGERENCIA?

Sí, conocer qué es Kaizen en el programa KnowInn de EUSKALIT. Los días 29 de octubre, 9 de noviembre y 9 de diciembre está programado un curso online para profundizar en EVENTOS KAIZEN: HERRAMIENTAS PARA EL ANÁLISIS Y LA MEJORA CONTINUA - ONLINE llevando a cabo un proyecto piloto en la organización de cada persona participante.

CURSOS CON IMPLANTACIÓN DE PROYECTOS Y TRABAJO INDIVIDUAL

Al final de este boletín puedes ver la oferta para septiembre. 

Además, podrás ver todo lo que hemos planificado hasta diciembre en http://www.euskalit.net/es/knowinn.html o descargable en http://www.euskalit.net/Knowinn_2020.pdf.

 

Esperamos verte y poder ayudar a tu empresa a mejorar su competitividad. KnowInn es la metodología que permite implantar herramientas y metodologías, trabajarlas con un proyecto real y produce cambios y mejoras reales.

¡AÚN ESTÁS A TIEMPO DE PARTICIPAR EN EL CONCURSO DE VIDEOS GESTIÓN EN CORTO!

¡Participa en la 4. edición del concurso de videos y cortos Gestión en corto! Puedes inscribirte hasta el 11 de septiembre y enviar el video hasta el 9 de octubre.

Puede participar cualquier entidad o persona a título personal, siempre que la temática sea el uso de medios audiovisuales para el logro de cualquier resultado en la empresa u organización. Este año además, vamos a introducir una nueva temática, buenas prácticas en tiempos de crisis, surgidas a raíz del Coronavirus: nuevas formas de trabajo, prevención, adaptación y transformación de la producción y de servicios para clientes, adaptación rápida de la estrategia, innovación, etc.

Podrá haber hasta tres obras ganadoras (a la mejor obra, el premio del público y a la mejor obra amateur) ¡con 1.500€ en premios!

Las BASES DEL CONCURSO están aquí

O también puedes visitar la página web de la Semana Europea

KNOWINN. Implantación de metodologías de gestión

> CARTAS DE SERVICIO (online)

ONLINE 2020/9/15

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