5S Digitales: Implantación autónoma de las 5S en sistemas informáticos (parte I)
avatar

A lo largo de esta década, cientos de empresas industriales que han implantado 5S con éxito en taller, se han ido animando a implantar la metodología en Oficinas (puestos de trabajo, zonas comunes, etc.), y han comprobado que los resultados son tan buenos como en el entorno puramente industrial.

En 2007, viendo que la metodología era perfectamente aplicable en cualquier entorno laboral, desde EUSKALIT, de acuerdo con nuestra misión de promocionar la innovación y mejora de la gestión de las organizaciones vascas, desarrollamos una documentación para la implantación de las 5S válida para organizaciones de todo tipo: empresas industriales y de servicios, hospitales y otros servicios de salud, centros educativos, ONGs, asociaciones, etc.

Esta documentación la hemos ido revisando y enriqueciendo en base a la experiencia de las organizaciones que la han utilizado, y teniendo en cuenta las fortalezas y carencias detectadas en visitas a empresas, así como en las evaluaciones 5S realizadas por los evaluadores del Club 5S.

Actualmente, dado el aumento del uso del ordenador en el trabajo diario, vemos necesaria una adaptación de la metodología 5S para aplicarla en los sistemas informáticos.

Cada vez tenemos más independencia y autonomía para:

  • descargar y manejar herramientas o aplicaciones informáticas desde nuestros pc-s
  • navegar por la red y abrir, modificar, reubicar, eliminar… ficheros y carpetas
  • utilizar el correo electrónico y gestionarlo a nuestro criterio
  • usar dispositivos móviles (cd-dvd, usb, smartphones, tabletas, cámaras fotográficas,…) y conectarlos a los pc-s para intercambiar ficheros en la red
  • valernos de plataformas en la web para almacenamiento de documentación, trabajo conjunto y remoto sobre documentos que albergamos en la red … (Dropbox, Google+, etc.)

Y éstos son aspectos que pueden:

  • influir negativamente en la seguridad e integridad de la información que manejamos
  • generar desconcierto y provocar equivocaciones al ir a almacenar toda esta información, clasificarla debidamente, identificarla claramente …
  • producir duplicidades en las versiones, mantener sin necesidad elementos obsoletos…

Para paliar los efectos negativos de todas estas variables, la metodología de implantación autónoma de las 5S Digitales, puede ser una excelente herramienta que nos ayude a obtener un sistema informático más seguro y eficiente, y aumentar la comodidad y facilidad del usuario, evitando dudas, errores, etc. a la hora de gestionar la información.

Pero antes de acometer una implantación digital debemos tener en cuenta algunos aspectos fundamentales:

1. Equipo de implantación: formado, como mínimo, por una persona con conocimientos en 5S, el responsable del área escogida para la implantación y por responsables informáticos. Es conveniente que estén las personas que trabajen habitualmente en el área de implantación.

2. Impulso de la dirección: como siempre, la dirección debe demostrar el compromiso con la implantación y dar “galones” al equipo para que decida y ejecute lo que crea conveniente en el transcurso de la implantación.

3. Escoger el ámbito y el alcance de la implantación. Tenemos varias posibilidades:

  • gestión de ficheros en red. Sistema de Carpetas y Ficheros en una unidad compartida de red.
  • gestión de email (Outlook u otras plataformas para gestionar el correo electrónico). Bandejas de entrada, borradores, elementos enviados, eliminados, ficheros adjuntos, estructura de las bandejas…
  • gestión del pc (aplicaciones instaladas (skype, exploradores, visores de imágenes, escritorio, mis documentos, unidad c:, d;…)
  • dispositivos móviles (smartphones, blackberry, tablets…) y dispositivos extraíbles (usb-s, cámaras de fotos, cámaras de video, cd-dvd…)

Para elegir correctamente el ámbito y el alcance o nivel de despliegue al que se quiere llegar, tendremos que tener en cuenta:

  • los recursos que vamos a destinar al proyecto
  • las personas que vamos a involucrar
  • los cambios que pueda haber en el área escogida durante la implantación (es recomendable que no se prevean cambios)
  • impacto que tendrá la implantación en la mejora de la productividad y seguridad del sistema así como en la comodidad de las personas al hacer uso del mismo.

En próximos posts profundizaremos sobre algunos de estos aspectos previos a tener en cuenta para la planificación y avanzaremos en las siguientes fases de la metodología.


Comments

5S Digitales: Implantación autónoma de las 5S en sistemas informáticos (parte I) — 5 Comments

  1. En muchas organizaciones, principalmente de servicios, el entorno digital parece exento de las 5s, cuando en realidad es el ambito en que se pueden generar las mayores mejoras (Y también los mayores RIESGOS).
    Y es que la metodología nos orienta siempre hacia aspectos físicos. Cuando he tenido que trabajar las 5s en entornos digitales siempre he comenzado por una traducción de términos ¿Que es contenido y continente? ¿Cuales son las fuentes de suciedad? …
    Artículo muy oportuno, estaremos esperando con ganas la continuación.

    • Hola Eli,
      pues sí, coincido contigo en que hoy en día las 5S digitales pueden aportar bastantes más mejoras que las físicas en algunas organizaciones de servicios. Aunque también creo que antes de acometer una implantación tan especial por primera vez, es importante vivir la experiencia de implantar la metodología en un espacio físico para conocer las dinámicas de trabajo, fases de implantación, dificultades que pueden surgir y soluciones más útiles.
      La “traducción de términos” que citas me parece fundamental al inicio de la implantación. Es algo de lo que pensaba hablar en la 2ª parte, donde dejaré un “glosario de términos y aclaraciones” que venimos utilizando en el Club 5S.
      Espero que la continuación llegue rápido!

  2. Comparto un par de ejemplos de 5S en el sector educativo en el ámbito informático, por si resultan de interés.

    5S en el escritorio del ordenador por Ramón Soria
    https://plus.google.com/u/0/photos/117392314608194791046/albums/5835310593360697393

    5S en el aula de ordenadores en el proyecto PIE5S:
    http://pie5s1213faitanar.blogspot.com.es/2013/04/5s-en-el-aula-de-ordenadores.html

    Sería estupendo que otras experiencias similares fueran compartidas para tener referentes y establecer colaboraciones.

    Saludos
    @JavierJuanPerez
    @PIE5S

    • Gracias por tu respuesta y por esos bonitos ejemplos que has compartido con nosotros, Juan,
      el 1º, 5S en escritorios, muy visual, y el 2º, lo veo más como 5S físicas en un dpto. informático, pero igualmente bueno. 4ª S super trabajada en ambas experiencias.
      En la web del Club 5S tenemos cientos de experiencias o ejemplos con fotos del Antes y el Después en entornos físicos.
      . Accediendo al apartado “Experiencias 5S”, podrás ver un completísimo buscador que te permite encontrar los ejemplos 5s que busques en cada momento.
      El pasado año varias empresas de este Club realizaron un proyecto de implantación de 5S en sistemas informáticos y esperamos poder contar con pantallazos para publicar en el espacio de la web que te indico.
      La metodología recogerá, seguro, las experiencias de las empresas del Club que ya tenemos las 5S Digitales implantadas.
      En el próximo post intentaré poner algún pantallazo que muestre mejoras realizadas en la implantación de 5S digitales en Euskalit.
      Un saludo!!

  3. Gracias Jon, muy interesante cómo esa mayor autonomía que ahora tenemos todos, a priori positiva, puede poner en riesgo el sistema sin ser conscientes de ello, establecer una cultura común se hace necesario.

Deja una respuesta

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

* Copy This Password *

* Type Or Paste Password Here *

HTML tags and attributes are not allowed.