5S digitales (Parte III)
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Antes de seguir adelante (parte I y parte II), puede ser apropiado presentar una serie de definiciones, dificultades, singularidades y paralelismos de las 5S digitales respecto a las 5S en entornos físicos.

1ªS- la conciencia del espacio ocupado en el sistema informático difiere mucho de los espacios físicos. Lo físico se ve, se palpa, puede obstaculizar, incluso molestar. Lo digital no.

2ªS- al ubicar un libro en un armario, cajón o estantería, prácticamente no hace falta identificarlo porque su simple presencia (el lomo, la portada,..) ya describe su contenido. Al ubicar ficheros en el sistema informático, pecamos de no identificarlos debidamente. El objetivo debe ser: saber el contenido de los ficheros y carpetas sin tener que abrirlos.

El criterio “un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio” pierde protagonismo en entornos digitales. Los accesos directos, las bases de datos, hojas de cálculo y otras aplicaciones se ejecutan desde una ubicación pero los datos que visualizamos pueden estar en varios sitios diferentes.

Es habitual encontrar ficheros con el mismo nombre en ubicaciones diferentes y con distintas versiones o contenidos.

La identificación y búsquedas en sistemas informáticos pueden ser a base de nombrar debidamente los ficheros o etiquetarlos por sus contenidos.

3ªS-cuando hablamos de suciedad en el entorno digital, no estamos hablando de polvo, material obsoleto, apaños, etc. como en un entorno físico pero sí que tendremos en cuenta la obsolescencia de los ficheros, los ficheros corruptos o que están inutilizados, las carpetas en las que aparecen habitualmente desviaciones (puntos negros), los atajos o trucos utilizados por el usuario del sistema para no respetarlo (apaños), …

4ªS-así como en una zona física podemos poner todo tipo de indicaciones, carteles, colores, cambios de contenedores, puntos de reposición de materiales, … el sistema informático puede que tenga alguna limitación más en cuanto a que las instrucciones en cada caso no pueden quedar tan a la vista. Ejemplo: las instrucciones de cómo proceder con el flujo de documentación o materiales en un armario se pueden poner en el mismo armario, a la vista. Eso mismo, trasladado al sistema informático, se complica sobre manera. Podremos tener la instrucción en el procedimiento 5S pero ¿cómo trasladarla al lugar donde hay que aplicarla?

5ªS-las auditorías a 5S digitales se harán tal y como se hacen en áreas físicas pero con apoyo de herramientas o aplicaciones informáticas que nos ayuden a identificar duplicados, ficheros que no han sido utilizados en un tiempo determinado, carpetas y ficheros que ocupan más de la cuenta o que no estén en correcto estado de uso…Asimismo, al ir a evidenciar las anomalías encontradas, en vez de sacar fotos, se sacarán pantallazos.

En el siguiente post comenzaremos a detallar el proceso de “Implantación en una carpeta de Ficheros Compartidos”.

Mientras tanto, podemos ir pensando en las respuestas a estas preguntas. Nos facilitará mucho el camino.

Separar Innecesarios:
¿qué es para nosotros innecesario en una carpeta de nuestra red de ficheros?
¿hace cuánto que no se ha abierto un fichero?
¿cuándo fué la última modificación de este fichero?
¿existen carpetas vacías en el sistema?

Situar Necesarios:
¿cómo identificaremos las carpetas y ficheros?
¿guardamos ficheros en la red que podemos obtener de otros sitios?
¿cómo gestionamos el control de versiones?
¿tenemos ficheros con el nombre o contenido duplicado en la red?

Suprimir Suciedad:
¿qué elementos son los que ensucian o ponen en peligro la estabilidad de nuestro sistema informático?
¿qué carpetas son más susceptibles de ensuciarse con ficheros innecesarios, temporales que genera el propio sistema, ..?
¿tenemos definido el tiempo máximo de permanencia de cada tipo de fichero en la red?

Señalizar anomalías:
¿qué estructura organizaremos para clasificar las carpetas y los ficheros?
¿qué sistemas visuales tenemos para detectar innecesarios, duplicados, ficheros maliciosos o carpetas fuera de sitio?

Seguir mejorando:
¿de qué herramientas dispongo para ayudarme en la implantación y su mantenimiento posterior?
¿dónde colocaré el panel 5S y cuáles serán sus contenidos?
¿cada cuánto tiempo realizaré las auditorías internas? ¿quiénes participarán en ellas?
¿qué indicadores me interesa contabilizar para ver la evolución real de la implantación?

Y con este post nos despedimos hasta septiembre, ¡pasad un buen verano! ¡Nos vemos a la vuelta!


Comments

5S digitales (Parte III) — 2 Comments

  1. Acertadísimas indicaciones Jon, estas facilitando demasiado el trabajo a los que se animen a hacer una implantación de este tipo … ;) )
    Me gustaría indicar, desde la propia experiencia de haber realizado una implantacion de este tipo, que cualquiera se anime a ponerla en marcha aunque comience con un área reducida (como el outlook, el propio pc, …), ya que es muy importante empezar con exito para animar y animarse a extender el proyecto … Además buscar la implicación del área informática y tener la tranquilidad de poder recurrir en cualquier momento a Euskalit o al Club de las 5S donde van a encontrarse con experiencias que les van a abrir los ojos con las dudas que vayan surgiendo …

    Animo a todos que los beneficios están garantizados …

  2. Me ha encantado tu exposición, hace unos años realizamos las 5-s en la oficina y nos quedaba esta parte por realizar, con este nuevo curso iniciaremos las 5-s digitales, Muchas gracias!!! Irene

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