5S Digitales (Parte II)
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Al finalizar el primer capítulo de la metodología de las 5S Digitales hablaba de la importancia de una correcta elección del área de implantación y de los recursos a invertir.

  • El área escogida para una primera implantación “piloto” debe cumplir las siguientes características:

-Tamaño. Que no sea ni muy pequeña – pues podría resultar poco relevante la implantación y sus resultados – ni muy grande – pues podría llegar a ser demasiado compleja -. Lo ideal es que en el área escogida trabajen entre 5 y 15 personas, considerando que es importante involucrar a la mayor parte de personas posible. El área de implantación debe estar claramente delimitada y en conocimiento de todo el personal de la organización.

-Actividad. El área debe ser representativa de las actividades a las que se dedica la organización, para que pueda servir  de ejemplo en el futuro, teniendo en cuenta que no suponga “un cuello de botella” para la organización.

-Estabilidad. El área no debería sufrir transformaciones importantes (adquisición de nuevos equipos informáticos, traslados, cambios de personal, permisos de usuario,…), ni durante la implantación ni en el periodo inmediatamente posterior.

-Visibilidad. Deberá ser un área que afecte a personas ajenas a la misma, para que vean la labor que se está realizando y les sirva de estímulo para cuando les llegue el turno a su propia área de trabajo. Sana envidia…

-Actitudes de las personas. Las personas del área serán receptivas a cambios y tendrán predisposición a tomar parte en el proyecto, para que puedan describir posteriormente su experiencia con entusiasmo al resto de la organización.

-Potencial. El área presentará un claro potencial de lograr mejoras significativas.

Una vez escogidos el área y el ámbito de la implantación (Carpetas y ficheros compartidos en red, Gestión del e-mail, Gestión de pc o Dispositivos móviles), habrá que valorar el alcance (departamentos, equipos de trabajo, procesos, procedimientos o proyectos donde trabajan varias personas,…).

  • Los recursos a invertir, tiempo, en la mayoría de los casos, serían los siguientes:

-Facilitador 5S: no menos de 80 horas
-Responsable informático: no menos de 80 horas
-Responsable del área de implantación: un mínimo de 80 horas
-Personas del área incluidas en el equipo de implantación: como mínimo, 40 horas.

Los tiempos son orientativos, basados fundamentalmente en las experiencias que hemos vivido con las implantaciones realizadas hasta el momento en las empresas del Club 5S.

Lógicamente, en cada caso se tendrá que hacer el cálculo de horas a invertir por cada persona implicada en el proyecto, así como la duración total, que no debiera alargarse más de 4 meses, para poder presentar unos buenos resultados, y demostrar que es una aplicación fácil y ágil, destinando los recursos necesarios para que así sea.

Si el tamaño del área escogida fuera muy grande, podría surgir la necesidad de adquirir herramientas informáticas para facilitar el trabajo en las diferentes fases de implantación (detección de innecesarios o elementos en mal estado, identificación y ubicación de necesarios, aplicar sistemas para mejorar la visualización de la información, etc.), de manera que habría que reservar una pequeña partida de dinero. Existen muchísimas herramientas genéricas gratuitas en el mercado, por lo que en caso de tener que comprar alguna, el precio no será demasiado alto.

Hasta aquí esta segunda entrega de la metodología de las 5S Digitales, estad atentos a los siguientes post…


Comments

5S Digitales (Parte II) — 1 Comment

  1. Mila esker Jon por compartir las buenas prácticas del Club, me parece especialmente interesante el cálculo de previsión de horas necesarias de un proyecto de 5s antes de acometerlo ya que impacta en su éxito de una forma importante.

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