Terminamos la serie de buenas prácticas presentadas en PROPEX 09, con la experiencia de OPE Consultores, de la mano de Gonzalo Serrats, que nos cuenta cómo gestionan sus proyectos.

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OPE Consultores es una Consultoría de Dirección formada por 15 personas, especializada en las áreas de calidad, excelencia, estrategia, desarrollo de personas y cambio organizacional y reconocida con la Q de plata.

En OPE se gestionan unos 85 proyectos al año. Y en OPE, desde sus inicios, el cliente ha sido la principal fuente de orientación. Pero en estos inicios se identificaron muchas ineficiencias en la gestión de proyectos, debidas a la falta de sistematización, de control y de homogeneización. Para dar respuesta a esta necesidad se abordó la implantación de la ISO 9000 y se desarrolló la aplicación Gestor OPE para la gestión de proyectos.

Posteriormente se desarrolló el sistema de gestión de procesos, en el que los procesos operativos son los responsables de mejorar la eficacia de la gestión de los proyectos. En esos procesos operativos la gestión de cada proyecto se divide en 4 fases: detección de necesidades y realización de la oferta, planificación y lanzamiento (con hitos intermedios claramente identificados), seguimiento y revisión (identificando oportunidades de mejora y solucionando incidencias), y análisis y cierre final (mediante un quipo específico). Esta última fase de cierre es fundamental para retroalimentar otros procesos operativos y su sistemática, incluir información para la estrategia futura (y análisis de conveniencia de trabajar en ese tipo de proyectos), y trabajar el catálogo de servicios de OPE y su conocimiento por parte del cliente.

Como consecuencia de estos enfoques a partir de 2005 se solucionó la desviación en la dedicación a proyectos, eliminando el exceso de horas, y se redujeron de forma importante las desviaciones en plazo. Además, gracias a estas políticas de gestión OPE lleva años aumentando sus resultados clave, facturación, satisfacción de personas y resultados en clientes.

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La presentación completa está descargable en este enlace.

Y el año que viene celebraremos una nueva convocatoria de Propex,  esperamos contar con tu buena práctica.

Los últimos meses habíamos dado un respiro a las experiencias presentada en la edición de Propex de este año.

Retornamos con la cuarta experiencia (de cinco) presentada por la empresa de nuevas tecnologías Odei, y su Responsable de Organización Pablo Ruiz de Lezana

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Odei es una empresa erradicada en Vitoria-Gasteiz, dedicada a la prestación de servicios en Tecnologías de la Información y Comunicación-TIC’s, especializada en los ámbitos de desarrollo informático y gestión de la documentación. Desde hace años  tienen un compromiso con la mejora, trabajando en el marco del modelo EFQM y otros modelos avanzados específicos del sector.

La gestión del proyecto es una tarea vital para organizaciones de esta naturaleza y una de sus fases, la estimación, es  complicada, ya que suele ser no sistemática y basada en la experiencia de las personas, muy afectada por los cambios tecnológicos y con variables poco definidas y cambiantes según evoluciona el proyecto.

Considerando todos estos aspectos, se abordó el reto de definir una metodología para la estimación. Se creó un  equipo de 8 personas, con la sistemática habitual de gestión de la mejora de Odei y se enmarcó dentro de otro proyecto de gran calado, la implantación del modelo de mejora de proceso de software CMMi que se estaba realizando.

En concreto, se dividió cada proyecto en 5 fases, cada fase en subsistemas y cada subsistema en módulos, siendo éstos los elementos unitarios de cada proyecto. Para cada fase, además, se definieron diferentes atributos, que se aplican a cada módulo y, por otro lado, se definieron unos factores de ajuste que también en función de la naturaleza del propio proyecto, sirven para afinar los valores calculados. En definitiva, la filosofía del método desarrollado se basó en trocear un proyecto en unidades controlables y estructuradas, a las que se asignaron diferentes variables que permiten especificar  un número de horas de dedicación.

Todo ello se ha introducido en una herramienta que, al final, da un importe concreto con una precisión destacable. Para que este método funcione y “no muera”, es fundamental la retroalimentación, por ello al finalizar cada proyecto se revisan y redefinen atributos y variables  para mejorar su eficacia.

Está previsto desplegarlo al resto de servicios de Odei, dado que este sistema sería aplicable en cualquier organización que trabaje con proyectos, sean estos de la naturaleza que sean. Y como resultado se ha mejorado significativamente la desviación de proyectos informáticos (del orden del 50%), así como las reclamaciones de cliente y su satisfacción.

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Podéis descargar el pdf de su presentación desde este enlace.

Tercera buena práctica finalista del encuentro Propex 2009, de la organización Fondo Formación Euskadi, presentada por el gerente de Innovación Javier Riaño .

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Fondo Formación Euskadi es una empresa de economía social de servicios avanzados de formación, creada hace 6 años y formada por 64 personas.

Fondo Formación quiere ser una empresa ética y emprendedora, es decir, desea dar formación siendo innovadores y socialmente responsables. Como empresa abierta que es, es fundamental asegurar que las interacciones, conversaciones y las relaciones sean eficaces. Berrikuntza Guneak persigue ese fin. Para su desarrollo se trabajó en cooperación con 13 entidades, entre las que estaban la UPV/EHU e Innobasque, en el marco de un proyecto para la implantación de trabajo en equipo.

Como resultado del proyecto ha surgido el enfoque de “berrikuntza Guneak”, unos equipos de innovación para los que se tienen en cuenta estos aspectos clave durante su creación:

• El objetivo es encontrar oportunidades de negocio, haciendo búsqueda activa.

• Se analizan las oportunidades de innovar y se priorizan.

• Se pone en marcha el equipo, habiendo definido un reto, un promotor, lo que se espera del equipo, y dejándole autonomía-autoorganización, utilizando herramientas de análisis y gestión clásicas. Con principio y final definidos.

• Es muy importante la selección adecuada  de las personas que forman el equipo, buscando la complementariedad.  También la del facilitador, cuyo objetivo es facilitar el funcionamiento del equipo y “desatascarlo”.

• Evitar su uso indiscriminada o forzado.

Gracias a Berrikuntza Guneak de han creado 8 equipos sobre 8 retos, que han generado cerca 150 ideas, que se utilizarán y rentabilizarán según vaya habiendo ocasión. Cada sesión tiene una duración de unos 90 minutos y cada equipo un coste de unos 1600 euros y una valoración de 8/10. Cualitativamente, se han generado nuevos espacios de valor con el cliente, se ha promovido el intercambio de conocimiento y ha aumentado la motivación.

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Está descargable la presentación que utilizaron en este enlace.

Una de las buenas prácticas finalistas del encuentro Propex 2009, de la organización Acorde Consulting, presentada por Javier de la Peña.

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Acorde Consulting es una empresa de consultoría, dedicada a la mejora de la gestión y de los resultados de las organizaciones.

Todas las consultorías corren dos riesgos: El primero, llegar ser “un grupo de consultores”, en lugar de una empresa de consultoría . Y el segundo, gestionar únicamente proyectos y estrategia, pero no procesos, olvidándose de todas las actividades suplementarias al proyecto que pueden generar valor y las sinergias que pueden surgir en su inicio, desarrollo o final, tanto desde el punto de vista del mercado como del conocimiento.

En Acorde Consulting se ofrecen diferentes metodologías de gestión que, en función del proceso operativo  en el que se sitúe la prestación del servicio, se aplican de distinta forma. Los cinco procesos operativos son Consultoría abierta, Consultoría bajo pliego, Consultoría bajo homologación o prescripción, Formación y Talleres. Estos procesos se sitúan en el centro del mapa, rodeados por los de apoyo y de marketing, así como de los diferentes grupos de interés.

Se considera un proceso a la secuencia de actividades que aporta valor . Cada uno  dispone de su ficha y cuadro de mando (con sus objetivos de resultados y de control), mediante los que se define su gestión. Y para documentar las aclaraciones o explicaciones se dispone de los procedimientos (cuando la tarea debe ser documentada por exigencia de la ISO 9001) o instrucciones, que detallan la forma de hacer las tareas o actividades. Ambos son de “obligado cumplimiento” en Acorde Consulting.

Por lo tanto, existe una gestión a tres niveles: A nivel de empresa (gestionada por el gerente y el cuadro de mando de la empresa), a nivel de procesos (gestionada por el responsable y el equipo de proceso y sus cuadros de mando, con reuniones cuatrimestrales) y a nivel de proyectos (gestionada por el responsable del proyecto). Este sistema facilita compartir el conocimiento entre todos, e incluye la programación de reuniones específicas para ello, documentación de experiencias y formalización de las reuniones informales.

Como resultados cualitativos, pueden destacarse las mejoras en la realización de algunos proyectos y en contenidos de las metodologías, en la actividades comerciales y de marketing (cierres de proyecto, seguimiento de ofertas y pliegos…), en el seguimiento de proyectos y en las herramientas y recursos de gestión interna (informática, agenda, etc).

Y cuantitativamente, ha mejorado el índice de aceptación de ofertas y se ha reforzado la orientación al cliente (medida mediante el índice de satisfacción) hasta haber llegado a que un 100% de clientes otorguen una valoración buena o excelente a la finalización de los servicios.
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La presentación utilizada está disponible en este enlace.

La primera buena práctica que os presentamos de la edición de este año de Propex-Por Propia Experiencia es, como es lógico, la votada como preferida por los asistentes. Fue presentada por su Director general Jose Antonio Gómez Vadillo.

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Grupo Vadillo Asesores (GVA) es una empresa de asesoría integral alavesa, con casi 60 años de existencia y formada por 33 personas. La primera razón por la que se empezó a trabajar en el ámbito de la RSE es su naturaleza de empresa familiar y su visión a largo plazo: GVA “…tiene una su vocación de sostenibilidad de al menos 100 años”. La segunda razón se refiere a que, al ser una empresa de servicios, su misión es educar y aportar conocimiento a sus clientes. Para formalizar estas ideas, se definió la misión en términos de RSE desde dos perspectivas: interna y externa. La interna hace referencia a las personas de GVE y la externa a los clientes.

La implantación de estos enfoques se ha hecho a  dos niveles: desde la estrategia y desde los valores. En el Plan estratégico 2005/2007 ya se hizo referencia a la vocación. En el 2008/2010 se incluyeron los conceptos de misión interna y externa, el de visión de RSE y, como innovación, un Plan de Gestión específico en RSE, complementario al Plan de Gestión de negocio. Y el núcleo de todo ello,  los valores como empresa familiar (Continuidad, unidad familiar, entusiasmo con el proyecto, confianza, flexibilidad y sacrificio) y como organización empresarial (compromiso con el proyecto, profesionalidad integral y liderazgo).

Para el despliegue de estos enfoques se han identificado los atributos detallados que demanda cada grupo de Interés, así como los atributos transversales a todos ellos y los estándares sociales que demanda la sociedad. Posteriormente se ha concretado,  procediendo a plasmar por escrito la respuesta a esos atributos (por ejemplo, con los clientes se formaliza en el documento “Compromiso de garantía con nuestros clientes”). Igualmente, los valores se concretan en competencias de las personas, que son desarrollados  de forma individual.

La RSE se gestiona de forma estructurada mediante su propia sistemática: Con una visión a tres años, líneas estratégicas, plan de gestión, cuadro de mando, proceso específico (“gestión por valores”) y plan de acciones detallado. Estos son algunos ejemplos de las acciones llevadas a cabo:
- Plan de Conciliación con 32 acciones implementadas.
- Definición de protocolos de actuación y códigos de conducta sostenibles.
- Plan de Medio Ambiente y PRL y manual de buenas prácticas medioambientales. 2 memorias de RSE editadas y medición de huella ecológica. Elaboración de una cuenta de resultados de RSE.
- Programa de aportación a diferentes fines sociales el 5% de los beneficios, votado por los clientes.
- Diversas acciones de voluntariado.

La visión a largo plazo y este enfoque de sostenibilidad han permitido una evolución positiva de resultados, entre los que podrían destacarse los siguientes:
-    Crecimiento sostenido de las reservas de GVA.
-    Niveles muy superiores al sector en nº de contrataciones fijas y aumento de la satisfacción con la conciliación de la vida familiar y laboral. Más del 80% de la plantilla ejerciendo el liderazgo.
-    Aumento del uso de las tecnologías para comunicación con clientes.
-    Aumento de la puntuación sobre RSE en evaluaciones externas (Evaluación externa EFQM EUSKALIT-criterio 8 y Global Reporting Initiative)
-    Reconocimientos públicos en el ámbito de la RSE y elevada cobertura en prensa.

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Podéis descargaros la presentación utilizada en la ponencia desde este enlace.